Welche unterschiedlichen Arten von Geschäftsprozess-Mapping-Tools gibt es?
Business Process Mapping ist ein Konzept, bei dem geschriebene Wörter und visuelle Layouts zur Erläuterung typischer Funktionen verwendet werden. Mit zunehmender Beliebtheit der Praxis wurden eine Reihe von Geschäftsprozess-Mapping-Tools entwickelt, um sie einfacher und schneller zu machen. Das am weitesten verbreitete Tool ist die Prozessabbildungssoftware, die einem Unternehmen viele Vorteile bieten kann, einschließlich der Fähigkeit, vorhandene Prozesse zu dokumentieren und sicherzustellen, dass sie die Ziele des Unternehmens effektiv erreichen.
Diese Tools können auch Prozessmodelle bereitstellen, die in Echtzeit Aufschluss darüber geben, wie sich vorgeschlagene Änderungen auf vorhandene Prozesse und die gesamte Geschäftsfunktion auswirken können. Ein weiterer Vorteil der Software besteht darin, vorhandene Prozesse zu automatisieren und über mehrere Geschäftsbereiche hinweg zu integrieren. Zuordnungswerkzeuge können Unternehmen dabei unterstützen, Vorschriften wie ISO 9000 einzuhalten, die möglicherweise die Dokumentation von Qualitätssystemprozessen erfordern.
Der erste Schritt bei der Abbildung von Geschäftsprozessen ist normalerweise die Dokumentation vorhandener Geschäftsprozesse. Mit Geschäftsprozesszuordnungstools können Flussdiagramme und andere Tools erstellt werden, mit denen vorhandene Prozesse und ihre Beziehungen zueinander visuell dargestellt werden. Nachdem die Prozesse dokumentiert wurden, können sie analysiert und überprüft werden, um sicherzustellen, dass die tatsächlichen Aktivitäten der Organisation angemessen erfasst werden. Das Prozess-Mapping erleichtert auch das Erkennen von Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb von Prozessen.
Als Nächstes erstellt das Unternehmen möglicherweise Modelle der Prozesse, die zugeordnet wurden. Durch die Modellierung können vorgeschlagene Änderungen am System in hypothetischen Situationen implementiert werden. Dadurch können Prozessverantwortliche die möglichen Ergebnisse einer Änderung beobachten und beurteilen, ob sie die Ineffizienzen, die sie im ersten Schritt möglicherweise festgestellt haben, wirksam beheben. Mit Hilfe von Prozesssimulationen können eine Reihe von Änderungsvorschlägen implementiert und deren Auswirkungen beobachtet und bewertet werden, bevor tatsächliche organisatorische Änderungen vorgenommen werden.
Unternehmen können auch Geschäftsprozess-Mapping-Tools verwenden, um vorhandene Funktionen zu automatisieren und die Effizienz und Einheitlichkeit in verschiedenen Abteilungen zu erhöhen. Software kann die Systeme verschiedener Abteilungen dabei unterstützen, miteinander zu "sprechen" und die erforderlichen Informationen auszutauschen. Die Prozessautomatisierung spart häufig Zeit und Geld und hilft größeren Unternehmen, einheitliche Workflow-Prozesse in allen Bereichen des Unternehmens zu implementieren.
Für Unternehmen, die verschiedene Vorschriften einhalten müssen, z. B. ISO 9000, kann eine Vereinheitlichung erforderlich sein. Viele Aufsichtsbehörden verlangen von Unternehmen, dass sie ihre Prozesse dokumentieren und die Einhaltung der Unternehmensvorschriften gewährleisten. Diese Tools können die erforderliche Dokumentation bereitstellen, die Einhaltung individueller Vorschriften verfolgen und Bereiche identifizieren, in denen zusätzliche Schulungen erforderlich sind.