Vilka är de olika typerna av kartläggningsverktyg för affärsprocesser?

Kartläggning av affärsprocesser är ett koncept som använder skriftliga ord och visuella layouter för att förklara typiska funktioner. När praxis har blivit mer populär har ett antal kartläggningsverktyg för affärsprocesser utvecklats för att göra det enklare och snabbare. Det mest använda verktyget är processkartningsprogramvara, som kan ge många fördelar för en organisation, inklusive förmågan att dokumentera befintliga processer och se till att de är effektiva för att uppnå verksamhetens mål.

Dessa verktyg kan också tillhandahålla processmodellering, som möjliggör realtidsinblick i hur föreslagna ändringar kan påverka befintliga processer och den övergripande affärsfunktionen. En annan fördel med programvaran är att hjälpa till att automatisera befintliga processer och integrera dem på flera områden i verksamheten. Kartläggningsverktyg kan hjälpa företag att följa bestämmelser som ISO 9000, som kan kräva dokumentation av kvalitetssystemprocesser.

Det första steget i kartläggning av affärsprocesser är vanligtvis att dokumentera befintliga affärsprocesser. Verktyg för kartläggning av affärsprocesser ger möjlighet att skapa flödesscheman och andra verktyg som visuellt illustrerar befintliga processer och deras relationer till varandra. När processer har dokumenterats kan de analyseras och granskas för att säkerställa att de fångar upp organisationens verkliga aktiviteter. Processkartläggning gör det också lättare att identifiera ineffektivitet och områden för förbättring inom processer.

Därefter kan verksamheten skapa modeller av de processer som har kartlagts. Modellering gör att föreslagna ändringar av systemet kan implementeras i hypotetiska situationer, vilket gör det möjligt för processägare att observera de möjliga resultaten av en förändring och utvärdera om det effektivt hanterar ineffektiviteten de kan ha identifierat i det första steget. Genom att ha processsimuleringar kan ett antal föreslagna ändringar implementeras och deras effekter observeras och utvärderas innan faktiska organisatoriska förändringar görs.

Organisationer kan också använda kartläggningsverktyg för affärsprocesser för att automatisera befintliga funktioner, öka effektiviteten och enhetligheten mellan olika avdelningar. Programvara kan hjälpa systemen i olika avdelningar att "prata" med varandra och dela nödvändig information. Processautomation sparar ofta tid och pengar och hjälper större företag att implementera enhetliga arbetsflödesprocesser över alla företagets områden.

Enhetlighet kan vara nödvändig för organisationer som behöver följa olika regler, till exempel ISO 9000. Många tillsynsmyndigheter kräver att företag dokumenterar sina processer och garanterar företagets efterlevnad. Dessa verktyg kan tillhandahålla den nödvändiga dokumentationen, spåra individuell efterlevnad och identifiera områden där ytterligare utbildning behövs.