¿Cuáles son los mejores consejos para mantener un libro mayor?
Mantener un libro mayor es esencial para el mantenimiento adecuado de cualquier tipo de sistema de contabilidad. Para aprovechar al máximo este tipo de recurso, es importante configurar el libro mayor. Muchos expertos en contabilidad también recomiendan el uso de una revista junto con el libro mayor, lo que permite aprovechar fácilmente más detalles sobre todos los débitos y créditos registrados dentro de los registros financieros y brindando apoyo para todas las entradas del libro mayor.
Uno de los consejos básicos para mantener un libro mayor es establecerse en la cantidad de columnas que aparecerán en el libro y utilizarán constantemente esas columnas. Un enfoque simple es ir con un formato que permita espacio para la fecha de la transacción, una breve descripción que puede incluir el nombre de un proveedor y un número de factura, una columna de débito y una columna de crédito. La inclusión de una columna adicional para mostrar el equilibrio continuo después de la publicación de la nueva transacción generalmente se considera opcional, pero puede resultar útil en unNúmero de instancias.
Otro consejo para mantener un libro mayor es tomarse el tiempo para crear cuentas que puedan servir como base para publicar transacciones de algún tipo de moda organizada. A diferencia de un diario, en el que las transacciones se publican en base a una base cronológica sin ninguna consideración real a la naturaleza de esas transacciones, el libro mayor está destinado a agrupar las transacciones como las transacciones. Esto hace que sea mucho más fácil analizar la actividad financiera relacionada con ciertos tipos de ingresos y gastos, ya que los detalles para cada cuenta se mantienen en un lugar dentro del libro mayor. La mayoría de los paquetes de software de contabilidad hoy vienen con herramientas que facilitan la creación de cuentas dentro de un libro mayor y proporcionan el beneficio de asegurarse de que esas cuentas estén estructuradas para seguir los principios contables generalmente aceptados.
El uso de un libro de contabilidad de diario también es útil para mantener unlibro mayor. La práctica básica es usar la revista para capturar detalles sobre las transacciones como o poco después de que ocurran, luego publicar esas transacciones en la cuenta apropiada dentro del libro mayor. Hacerlo ayuda a minimizar las posibilidades de omitir accidentalmente una entrada importante en el libro mayor, y también proporciona documentación de copia de seguridad que se puede usar en caso de que las cuentas en el libro mayor no equilibren.
Un consejo crucial para mantener un libro mayor es no hacer que el proceso sea más complicado de lo necesario. Si bien a menudo existe el deseo de ser detallado, tenga en cuenta que el propósito del libro mayor no es crear una historia exhaustiva de cada transacción, sino capturar datos esenciales que pueden referenciarse fácilmente con la documentación de apoyo sin muchos problemas. Al utilizar constantemente el mismo formato para todas las cuentas mantenidas en el libro de Ledger, reservar tiempo para publicar transacciones documentadas en el diario y asegurarse de que las cuentas estén configuradas enEl cumplimiento de los principios contables generalmente aceptados, la tarea de mantener un libro mayor que sea preciso y actualizado será mucho más fácil.