Vilka är de bästa tips för att hålla en bok?

Att hålla en bok är avgörande för korrekt underhåll av alla typer av redovisningssystem. För att få ut det mesta av denna typ av resurs är det viktigt att ställa in boken ordentligt. Många bokföringsexperter rekommenderar också att man använder en tidskrift i samband med huvudboken, vilket gör det möjligt att enkelt utnyttja mer detaljer om alla debiteringar och krediter som registrerats inom de finansiella posterna och ge stöd för alla huvudbok.

Ett av de grundläggande tips för att hålla en bok är att nöja sig med antalet kolumner som kommer att visas i boken och konsekvent använda dessa kolumner. Ett enkelt tillvägagångssätt är att gå med ett format som möjliggör utrymme för transaktionsdatumet, en kort beskrivning som kan inkludera namnet på en leverantör och ett fakturanummer, en debiteringskolumn och en kreditkolumn. Införandet av en ytterligare kolumn för att visa den pågående balansen efter utlägget av den nya transaktionen anses vanligtvis vara valfri, men kan visa sig vara till hjälp i enantal instanser.

Ett annat tips för att hålla en bok är att ta sig tid att skapa konton som kan fungera som grund för att publicera transaktioner på någon typ av organiserat sätt. Till skillnad från en tidskrift, där transaktioner publiceras baserat på en kronologisk grund utan någon verklig hänsyn till arten av dessa transaktioner, är huvudboken avsedd att gruppera liknande transaktioner tillsammans. Detta gör det mycket lättare att analysera den finansiella aktiviteten i samband med vissa typer av inkomst och utgifter, eftersom detaljerna för varje konto alla hålls på ett ställe inom huvudboken. De flesta redovisningsprogramvarupaket har idag verktyg som gör skapandet av konton inom en huvudbok mycket enkel och ger fördelen med att se till att dessa konton är strukturerade för att följa allmänt accepterade redovisningsprinciper.

Att använda en tidskrift som en följeslagare bokföringsbok är också till hjälp för att hålla enhuvudbok. Den grundläggande praxis är att använda tidskriften för att fånga detaljer om transaktioner som eller kort efter att de inträffat och sedan lägga upp dessa transaktioner på lämpligt konto i huvudboken. Genom att göra det hjälper du till att minimera chansen att av misstag utelämna ett viktigt inträde i huvudboken och ger också säkerhetskopieringsdokumentation som kan användas i händelse av att kontona i huvudboken inte balanserar.

Ett avgörande tips för att hålla en bok är att inte göra processen mer komplicerad än nödvändigt. Även om det ofta finns en önskan att vara detaljerad, kom ihåg att syftet med huvudboken inte är att skapa en uttömmande historia för varje transaktion utan att fånga väsentliga data som lätt kan hänvisas till med stödjande dokumentation utan mycket problem. Genom att konsekvent använda samma format för alla konton som upprätthålls i bokboken, avsätta tid för att publicera transaktioner dokumenterade i tidskriften och se till att kontona är inställda iÖverensstämmelse med allmänt accepterade redovisningsprinciper, uppgiften att hålla en bok som är korrekt och uppdaterad kommer att bli mycket enklare.