Vad är de bästa tipsna för att hålla en bok?

Att hålla en bok är avgörande för korrekt underhåll av alla typer av bokföringssystem. För att få ut det mesta av denna typ av resurs är det viktigt att ställa in boken korrekt. Många bokföringsexperter rekommenderar också att man använder en tidskrift i samband med huvudboken, vilket gör det möjligt att enkelt utnyttja mer detaljerade uppgifter om alla debiteringar och krediter som registrerats i finansiella poster och ge stöd för alla huvudbokposter.

Ett av de grundläggande tipsna för att hålla en bok är att sätta sig in på antalet kolumner som kommer att visas i boken och konsekvent använda dessa kolumner. Ett enkelt tillvägagångssätt är att använda ett format som möjliggör utrymme för transaktionens datum, en kort beskrivning som kan innehålla namnet på en leverantör och ett fakturanummer, en debetkolumn och en kreditkolumn. Införandet av ytterligare en kolumn för att visa det pågående saldot efter bokningen av den nya transaktionen anses vanligtvis valfritt, men kan visa sig vara till hjälp i ett antal fall.

Ett annat tips för att hålla en bok är att ta sig tid att skapa konton som kan tjäna som bas för att bokföra transaktioner på något slags organiserat sätt. Till skillnad från en dagbok, där transaktioner bokförs baserat på en kronologisk grund utan någon verklig hänsyn till arten av dessa transaktioner, är huvudboken avsedd att gruppera likadana transaktioner tillsammans. Detta gör det mycket enklare att analysera den finansiella aktiviteten i samband med vissa typer av inkomster och utgifter, eftersom detaljerna för varje konto alla hålls på ett ställe i huvudboken. De flesta programvarupaket för bokföring har idag verktyg som gör skapandet av konton i en huvudbok mycket enkelt och ger fördelen att se till att dessa konton är strukturerade för att följa allmänt accepterade redovisningsprinciper.

Att använda en dagbok som en följeslagande bokföringsbok är också bra för att hålla en bok. Den grundläggande praxisen är att använda journalen för att fånga detaljer om transaktioner som eller kort efter att de inträffar och sedan lägga upp dessa transaktioner på rätt konto i boken. Om du gör det hjälper du till att minimera risken för att oavsiktligt utelämna en viktig post i huvudboken och ger också säkerhetskopieringsdokumentation som kan användas i händelse av att kontona i huvudboken inte balanserar.

Ett avgörande tips för att hålla en bok är att inte göra processen mer komplicerad än nödvändigt. Även om det ofta finns en önskan att bli detaljerad, kom ihåg att syftet med boken inte är att skapa en uttömmande historia för varje transaktion utan att fånga viktiga data som lätt kan korshänvisas med underlagsdokumentation utan mycket besvär. Genom att konsekvent använda samma format för alla konton som upprätthålls i huvudbok, avsätta tid för att bokföra transaktioner dokumenterade i journalen och se till att kontona är upprättade i enlighet med allmänt accepterade redovisningsprinciper, är uppgiften att hålla en bok som är korrekt och aktuellt blir mycket lättare.