Quais são as melhores dicas para manter um livro contábil?
Manter um livro é essencial para a manutenção adequada de qualquer tipo de sistema contábil. Para aproveitar ao máximo esse tipo de recurso, é importante configurar o ledger corretamente. Muitos especialistas em contabilidade também recomendam o uso de um diário em conjunto com o razão, possibilitando explorar facilmente mais detalhes sobre todos os débitos e créditos registrados nos registros financeiros e fornecendo suporte para todas as entradas do razão.
Uma das dicas básicas para manter um razão é determinar o número de colunas que aparecerão no livro e fazer uso consistente dessas colunas. Uma abordagem simples é seguir um formato que permita espaço para a data da transação, uma breve descrição que pode incluir o nome de um fornecedor e um número de fatura, uma coluna de débito e uma coluna de crédito. A inclusão de uma coluna adicional para mostrar o saldo em curso após o lançamento da nova transação é geralmente considerada opcional, mas pode ser útil em várias instâncias.
Outra dica para manter um livro contábil é reservar um tempo para criar contas que possam servir de base para o lançamento de transações de algum tipo de forma organizada. Diferentemente de um diário, no qual as transações são lançadas com base em uma base cronológica, sem qualquer consideração real à natureza dessas transações, o razão se destina a agrupar transações semelhantes. Isso facilita muito a análise da atividade financeira relacionada a certos tipos de receita e despesa, uma vez que os detalhes de cada conta são mantidos em um só lugar no razão. Atualmente, a maioria dos pacotes de software de contabilidade vem com ferramentas que facilitam a criação de contas em um razão e fornecem o benefício de garantir que essas contas sejam estruturadas para seguir os princípios contábeis geralmente aceitos.
Usar um diário como um livro de contabilidade complementar também é útil para manter um livro contábil. A prática básica é usar o diário para capturar detalhes sobre transações logo que elas ocorram, e depois lançar essas transações na conta apropriada no razão. Isso ajuda a minimizar as chances de omitir acidentalmente uma entrada importante no razão e também fornece documentação de backup que pode ser usada no caso de as contas no razão não serem equilibradas.
Uma dica crucial para manter um livro contábil é não tornar o processo mais complicado do que o necessário. Embora muitas vezes haja um desejo de ser detalhado, lembre-se de que o objetivo do razão não é criar um histórico exaustivo de cada transação, mas capturar dados essenciais que podem ser facilmente referenciados com documentação de suporte sem muitos problemas. Usando consistentemente o mesmo formato para todas as contas mantidas no livro contábil, reservando tempo para lançar transações documentadas no diário e certificando-se de que as contas sejam configuradas em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos, a tarefa de manter um razão que é preciso e atualizado será muito mais fácil.