Hva er de beste tipsene for å beholde en hovedbok?

Det er viktig å beholde en hovedbok for riktig vedlikehold av enhver type regnskapssystem. For å få mest mulig ut av denne typen ressurser er det viktig å sette opp hovedbok er satt opp på riktig måte. Mange bokføringseksperter anbefaler også bruk av en journal i forbindelse med hovedboken, noe som gjør det mulig å enkelt benytte deg av mer detaljert informasjon om alle debet og kreditter som er registrert i finansregistrene og gi støtte til alle hovedbokoppføringer.

Et av de grunnleggende tipsene for å beholde en hovedbok, er å slå seg til ro med antall kolonner som skal vises i boken og konsekvent benytte seg av kolonnene. En enkel tilnærming er å gå med et format som gir rom for datoen for transaksjonen, en kort beskrivelse som kan inneholde navnet på en leverandør og et fakturanummer, en debetkolonne og en kredittkolonne. Inkludering av en ekstra kolonne for å vise den løpende saldoen etter konteringen av den nye transaksjonen, anses vanligvis som valgfri, men kan være nyttig i flere tilfeller.

Et annet tips for å føre en hovedbok er å ta seg tid til å opprette kontoer som kan tjene som grunnlag for å legge ut transaksjoner på en eller annen type organisert måte. I motsetning til en journal, der transaksjoner legges ut basert på et kronologisk grunnlag uten noen egentlig hensyn til arten av disse transaksjonene, er hovedboken ment å gruppere like transaksjoner sammen. Dette gjør det mye enklere å analysere den økonomiske aktiviteten knyttet til visse typer inntekter og utgifter, siden detaljene for hver konto holdes ett sted i hovedboken. De fleste regnskapsprogramvarepakker i dag har verktøy som gjør opprettelsen av kontoer i en hovedbok veldig enkel og gir fordelen ved å sørge for at disse kontoene er strukturert for å følge godkjente regnskapsprinsipper.

Det er også nyttig å bruke en journal som en ledsagende regnskapsbok. Den grunnleggende praksisen er å bruke journalen til å fange detaljer om transaksjoner som eller kort tid etter at de oppstår, og deretter legge disse transaksjonene inn på riktig konto i hovedboken. Dette hjelper til med å minimere sjansene for å utelate en viktig oppføring i hovedboken ved et uhell, og gir også sikkerhetskopieringsdokumentasjon som kan brukes i tilfelle kontiene i hovedboken ikke balanserer.

Et avgjørende tips for å holde en hovedbok er å ikke gjøre prosessen mer komplisert enn nødvendig. Mens det ofte er et ønske om å bli detaljert, må du huske at hovedboken ikke er å skape en uttømmende historie for hver transaksjon, men å fange viktige data som lett kan henvises til med dokumentasjon uten mye problemer. Ved å bruke det samme formatet for alle kontoer som er opprettholdt i hovedbok, sette av tid til å legge ut transaksjoner som er dokumentert i journalen, og sørge for at regnskapet er satt opp i samsvar med godta regnskapsprinsipper, er oppgaven å holde en hovedbok som er nøyaktig og oppdatert vil være mye enklere.