Jaké jsou nejlepší tipy pro udržení knihy?
Udržování knihy je nezbytné pro správnou údržbu jakéhokoli typu účetního systému. Aby bylo možné co nejlépe využít tento typ zdroje, je nastavení knihy správně nastaveno. Mnoho odborníků na účetnictví také doporučuje používání deníku ve spojení s knihou, což umožňuje snadno propojit podrobněji o všech debetech a kreditech zaznamenaných v rámci finančních záznamů a poskytovat podporu pro všechny položky knihy.
Jedním ze základních tipů pro udržení knihy je vypořádat se s počtem sloupců, které se objeví v knize a neustále využívají tyto sloupce. Jednoduchý přístup je jít s formátem, který umožňuje prostor pro datum transakce, stručný popis, který může zahrnovat název dodavatele a číslo faktury, debetní sloupec a kreditní sloupec. Zahrnutí jednoho dalšího sloupce, které ukazuje probíhající zůstatek po zveřejnění nové transakce, je obvykle považováno za volitelné, ale může být užitečné v apočet instancí.
Dalším tipem pro udržení knihy je udělat si čas na vytvoření účtů, které mohou sloužit jako základ pro vysílání transakcí některým typem organizovaného módu. Na rozdíl od časopisu, ve kterém jsou transakce zveřejňovány na základě chronologického základu bez jakéhokoli skutečného ohledem na povahu těchto transakcí, má kniha za cíl seskupit jako transakce dohromady. Díky tomu je mnohem snazší analyzovat finanční aktivitu spojenou s určitými typy příjmů a výdajů, protože podrobnosti pro každý účet jsou udržovány na jednom místě v knize. Většina účetních softwarových balíčků dnes přichází s nástroji, které usnadňují vytváření účtů v knize a poskytují výhodu, že tyto účty jsou strukturovány tak, aby dodržovaly obecně přijímané účetní zásady.
Použití deníku jako doprovodné účetní knihy je také užitečné při udržování akniha. Základní praxí je použít časopis k zachycení detailů o transakcích jako nebo krátce poté, co k nim dojde, a poté tyto transakce zveřejníte na příslušný účet v knize. Pomáhá to minimalizovat šance na náhodné vynechání důležitého vstupu do knihy a také poskytuje záložní dokumentaci, kterou lze použít v případě, že účty v knize se nevyvarují.
Jedním klíčovým tipem pro udržení knihy je, aby tento proces nezkomplikoval, než je nutné. Přestože existuje často touha být podrobně popsána, mějte na paměti, že účelem knihy není vytvořit vyčerpávající historii každé transakce, ale zachytit základní údaje, které lze snadno odkazovat na podpůrnou dokumentaci bez mnoha problémů. Trvalým používáním stejného formátu pro všechny účty udržované v knize knihy, vyhrazením času na posílení transakcí zdokumentovaných v časopise a zajištění toho, aby byly účty nastaveny vSoulad s obecně přijímanými účetními zásadami bude mnohem snazší zachování knihy, která je přesná a aktuální.