Quali sono i migliori consigli per tenere un libro mastro?
Mantenere un libro mastro è essenziale per la corretta manutenzione di qualsiasi tipo di sistema contabile. Per sfruttare al meglio questo tipo di risorsa, è importante impostare correttamente il libro mastro. Molti esperti di contabilità raccomandano anche l'uso di un giornale di registrazione in concomitanza con il libro mastro, rendendo possibile accedere facilmente a maggiori dettagli su tutti i debiti e crediti registrati nei registri finanziari e fornire supporto per tutte le voci del libro mastro.
Uno dei suggerimenti di base per mantenere un libro mastro è quello di stabilirsi sul numero di colonne che appariranno nel libro e di utilizzare costantemente quelle colonne. Un approccio semplice è quello di scegliere un formato che consenta lo spazio per la data della transazione, una breve descrizione che possa includere il nome di un fornitore e un numero di fattura, una colonna di debito e una colonna di credito. L'inclusione di una colonna aggiuntiva per mostrare il saldo in corso dopo la registrazione della nuova transazione è generalmente considerata facoltativa, ma può rivelarsi utile in diversi casi.
Un altro suggerimento per tenere un libro mastro è quello di dedicare del tempo alla creazione di account che possano servire da base per la registrazione delle transazioni in un certo modo organizzato. A differenza di un giornale di registrazione, in cui le transazioni sono registrate in base a una base cronologica senza alcuna reale considerazione della natura di tali transazioni, il libro mastro è destinato a raggruppare transazioni simili. Ciò rende molto più semplice analizzare l'attività finanziaria connessa a determinati tipi di entrate e spese, poiché i dettagli di ciascun conto sono tutti conservati in un unico posto all'interno del libro mastro. La maggior parte dei pacchetti software di contabilità oggi include strumenti che rendono molto semplice la creazione di account all'interno di un libro mastro e offrono il vantaggio di assicurarsi che tali account siano strutturati per seguire i principi contabili generalmente accettati.
L'uso di un giornale come libro contabile associato è utile anche per tenere un libro mastro. La pratica di base consiste nell'utilizzare il giornale di registrazione per acquisire dettagli sulle transazioni nel momento stesso in cui si verificano, quindi registrare tali transazioni nel conto appropriato all'interno del libro mastro. In questo modo si riducono al minimo le possibilità di omissione accidentale di una voce importante nel libro mastro e si fornisce anche la documentazione di backup che può essere utilizzata nel caso in cui i conti nel libro mastro non si bilancino.
Un suggerimento fondamentale per mantenere un libro mastro è di non rendere il processo più complicato del necessario. Sebbene vi sia spesso il desiderio di essere dettagliati, tenere presente che lo scopo del libro mastro non è quello di creare una cronologia esaustiva di ogni transazione, ma di acquisire dati essenziali che possono essere facilmente incrociati con la documentazione di supporto senza troppi problemi. Usando costantemente lo stesso formato per tutti i conti gestiti nel libro mastro, riservando il tempo necessario per registrare le transazioni documentate nel giornale e assicurandosi che i conti siano istituiti in conformità con i principi contabili generalmente accettati, il compito di tenere un libro mastro che è accurato e aggiornato sarà molto più semplice.