Quels sont les meilleurs conseils pour la gestion des actifs de données?
La gestion des actifs de données consiste à stocker et à organiser des informations utiles pour une organisation. Les vidéos, les textes et les enregistrements audio peuvent être considérés comme des actifs de données par des institutions telles que les musées et les bibliothèques. Les entreprises qui établissent des listes d’informations clients et d’enregistrements de transactions possèdent également des actifs de données. L'un des meilleurs conseils pour la gestion des actifs de données consiste à trouver un logiciel de gestion de données répondant aux besoins de votre organisation. Ensuite, il peut être utile d’élaborer un plan pour mettre en œuvre un nouveau système avec précaution, ce qui peut impliquer le déplacement des données d’une ancienne base de données vers une nouvelle et la formation des employés à l’utilisation des interfaces.
La plupart des organisations travaillent avec des actifs numériques. En d'autres termes, au lieu de classer des documents papier, les organisations ont tendance à stocker les informations les plus importantes sous forme numérique. Cela permet aux gestionnaires de données de créer des fichiers de sauvegarde, d'économiser de l'espace et de créer des processus efficaces d'enregistrement et de récupération des données.
Les logiciels de gestion des actifs de données peuvent aller du simple au complexe. Certaines des fonctionnalités les plus élémentaires du logiciel d'actifs de données permettent un flux de travail plus fluide. Dans ces cas, les logiciels peuvent permettre aux utilisateurs de déplacer des données d’un service à un autre. Un document ou une vidéo peut être édité par un utilisateur, enregistré et transféré à un autre utilisateur, qui peut effectuer davantage de modifications.
Un logiciel de gestion d’actifs complexe peut inclure une reconnaissance vocale ou optique. La reconnaissance optique peut être utile aux professionnels qui doivent compter le nombre de fois où un logo ou une image est utilisé dans une publicité vidéo. La reconnaissance vocale peut être utile pour gérer les enregistrements audio.
Avant de choisir un logiciel, il est conseillé d’étudier les modèles d’entreprise et de déterminer les étapes et les ressources nécessaires pour optimiser le flux de travail. Cela peut vous donner une meilleure idée des fonctionnalités dont vous avez besoin. Un logiciel plus complexe a tendance à être plus coûteux, mais en améliorant ses processus, une organisation peut réduire ses coûts, ce qui en fait un choix plus rentable à long terme.
Les experts en gestion de données estiment que de nombreux gestionnaires d'actifs commettent souvent l'erreur de mettre en œuvre les modifications trop rapidement. Il peut être tentant de mettre en œuvre immédiatement un nouveau système, mais cela peut entraîner des coûts élevés et des inefficacités. Au lieu de cela, il peut être conseillé de déplacer lentement les données d'un ancien système vers un nouveau. De même, il peut être judicieux de mettre en œuvre une fonctionnalité à la fois.
En mettant progressivement en place un nouveau système de gestion des actifs de données, les responsables ont également la possibilité de former les employés à l’utilisation des interfaces logicielles. Évaluer la compétence des utilisateurs à l'aide d'un logiciel avant de rendre officiel un nouveau système peut réduire le nombre d'erreurs commises par l'utilisateur. Une mise en œuvre judicieuse donne également aux gestionnaires le temps de reconnaître et de corriger les défauts d'un système.