Hvad er de bedste tip til databehandlingsstyring?
Databehandlingsstyring er praksis med at gemme og organisere information, der har værdi for en organisation. Videoer, tekster og lydoptagelser kan betragtes som dataaktiver af institutioner som museer og biblioteker. Virksomheder, der udarbejder lister over klientoplysninger og transaktionsregistre, siges også at have datafordele. Et af de bedste tip til praktisering af dataforvaltning er at finde datastyringssoftware, der passer til din organisations behov. Dernæst kan det være nyttigt at udvikle en plan til implementering af et nyt system omhyggeligt, som kan involvere flytning af data fra en gammel database til en ny og uddannelse af medarbejdere i brug af grænseflader.
De fleste organisationer arbejder med digitale aktiver. Med andre ord, i stedet for at arkivere papirdokumenter, har organisationer en tendens til at gemme vigtigste oplysninger i digitale former. Dette gør det muligt for databehandlere at oprette sikkerhedskopifiler og spare plads og skabe effektive dataregistrerings- og hentningsprocesser.
Software til datastyrestyring kan variere fra enkel til kompleks. Nogle af de mest basale funktioner i dataforsoftware giver mulighed for en jævnere arbejdsgang. I disse tilfælde kan software muligvis give brugerne mulighed for at flytte data fra en afdeling til en anden. Et dokument eller en video kan redigeres af en bruger, gemmes og overføres til en anden bruger, der kan udføre flere redigeringer.
Kompleks asset management-software kan omfatte tale- eller optisk genkendelse. Optisk genkendelse kan være nyttig for fagfolk, der har brug for at tælle antallet af gange et logo eller billede bruges i en videoannonce. Stemmegenkendelse kan være nyttig til styring af lydoptagelser.
Inden du vælger software, kan et godt tip være at studere forretningsmodeller og bestemme, hvilke trin og ressourcer der er nødvendige for at optimere arbejdsgangen. Dette kan give dig et bedre greb om, hvilke funktioner du har brug for. Software, der er mere kompleks, har en tendens til at være dyrere, men ved at forbedre processer kan en organisation reducere omkostningerne, hvilket gør det til et mere rentabelt valg på lang sigt.
Datahåndteringseksperter mener, at en almindelig fejl begået af mange aktivadministratorer er, at de forsøger at implementere ændringer for hurtigt. Selvom det kan være fristende at implementere et nyt system med det samme, kan dette medføre høje omkostninger og ineffektivitet. I stedet kan det være tilrådeligt at flytte data langsomt fra et gammelt system til et nyt. Ligeledes kan det være en god ide at implementere en funktion ad gangen.
Ved langsomt at implementere et nyt databehandlingssystem har chefer også chancen for at uddanne medarbejdere til at bruge software-grænseflader. Evaluering af brugernes færdigheder ved hjælp af software, før der oprettes et nyt system officielt, kan reducere forekomster af fejl i brugerens ende. En omhyggelig implementering giver også ledere tid til at genkende og rette fejl i et system.