Quais são as melhores dicas para gerenciamento de ativos de dados?
O gerenciamento de ativos de dados é a prática de armazenar e organizar informações que têm valor para uma organização. Vídeos, textos e gravações de áudio podem ser considerados ativos de dados por instituições como museus e bibliotecas. Diz-se que as empresas que compilam listas de informações de clientes e registros de transações possuem ativos de dados. Uma das melhores dicas para praticar o gerenciamento de ativos de dados é encontrar um software de gerenciamento de dados que atenda às necessidades da sua organização. Em seguida, pode ser útil desenvolver um plano para implementar cuidadosamente um novo sistema, o que pode envolver a transferência de dados de um banco de dados antigo para um novo e o treinamento de funcionários no uso de interfaces.
A maioria das organizações trabalha com ativos digitais. Em outras palavras, em vez de arquivar documentos em papel, as organizações tendem a armazenar as informações mais importantes em formulários digitais. Isso permite que os gerenciadores de dados criem arquivos de backup, economizem espaço e criem processos eficientes de registro e recuperação de dados.
O software para gerenciamento de ativos de dados pode variar de simples a complexos. Alguns dos recursos mais básicos do software de ativos de dados permitem um fluxo de trabalho mais suave. Nesses casos, o software pode permitir que os usuários movam dados de um departamento para outro. Um documento ou vídeo pode ser editado por um usuário, salvo e transferido para outro usuário, que pode realizar mais edições.
Software complexo de gerenciamento de ativos pode incluir reconhecimento óptico ou de voz. O reconhecimento óptico pode ser útil para profissionais que precisam contar o número de vezes que um logotipo ou imagem é usado em um anúncio em vídeo. O reconhecimento de voz pode ser útil para gerenciar gravações de áudio.
Antes de escolher o software, uma boa dica é estudar os modelos de negócios e determinar quais etapas e recursos são necessários para otimizar o fluxo de trabalho. Isso pode ajudar você a entender melhor quais recursos você precisa. O software mais complexo tende a ser mais caro, embora, ao melhorar os processos, uma organização possa cortar custos, tornando-a uma opção mais rentável a longo prazo.
Os especialistas em gerenciamento de dados acreditam que um erro comum cometido por muitos gerentes de ativos é que eles tentam implementar mudanças muito rapidamente. Embora possa ser tentador implementar um novo sistema imediatamente, isso pode causar altos custos e ineficiências. Em vez disso, pode ser aconselhável mover os dados lentamente de um sistema antigo para um novo. Da mesma forma, pode ser uma boa ideia implementar um recurso por vez.
Ao implementar lentamente um novo sistema de gerenciamento de ativos de dados, os gerentes também têm a chance de treinar funcionários para usar interfaces de software. Avaliar a proficiência dos usuários usando o software antes de oficializar um novo sistema pode reduzir as ocorrências de erros no usuário final. Uma implementação cuidadosa também oferece aos gerentes tempo para reconhecer e corrigir falhas em um sistema.