O que é uma ordem de tarefa?

Uma ordem de tarefa é uma ordem de produtos ou serviços associados a um contrato geral principal que define as estipulações básicas de um contrato comercial. Este documento fornece informações sobre uma tarefa específica que o cliente deseja que o provedor execute nos termos do contrato geral. A ordenação de tarefas é comumente usada em contratos com o governo, embora também possa ocorrer no setor privado. Quando os prestadores de serviços recebem a documentação, precisam lê-la com cuidado para garantir que entendem o que é necessário e confirmar que não excede os mandatos do contrato geral.

No contrato geral, duas partes concordam em negociar umas com as outras em circunstâncias específicas. O contrato geral cria termos e condições para o relacionamento comercial e pode estabelecer uma estrutura para as ordens de tarefa menores. Quando o cliente deseja algo específico do provedor, uma ordem de tarefa deve ser gravada para solicitá-lo e fornecer o máximo de informações possível. Sem isso, o provedor não pode avançar.

A ordem das tarefas explica o que o cliente deseja que seja feito e quaisquer limitações. Por exemplo, pode haver limites de custo ou uma solicitação para usar materiais de uma fonte específica. A ordem das tarefas pode incluir uma solicitação para informar o cliente se os custos subirem acima de um determinado valor, para que os clientes saibam quando os projetos começarem a crescer. Ele também discute prazos, locais de entrega e outros tópicos que o fornecedor precisa conhecer para concluir o pedido de forma satisfatória.

As ordens de tarefa permitem que os clientes utilizem contratos gerais existentes, desde que os termos do relacionamento ainda estejam em vigor. Em vez de terem que elaborar um novo contrato para cada tarefa individual, eles podem usar o contrato geral como estrutura e chamar o provedor quando mais serviços forem necessários. Muitas agências governamentais usam um formulário padronizado para ordens de tarefas para garantir que todas as informações estejam presentes e evitar ambiguidades e outros problemas que possam surgir com a documentação personalizada.

O provedor de serviços geralmente requer autorização antes de avançar com uma ordem de tarefa. Isso evita situações em que as pessoas excedem suas responsabilidades e ordena que um provedor execute uma tarefa que não foi autorizada. A ordem das tarefas pode precisar ser assinada ou validada para confirmar que a agência está ciente de que foi emitida e solicita os serviços descritos nos custos indicados.