Qu'est-ce qu'un ordre de tâche?
Une tâche est une commande de produits ou de services associée à un contrat général principal qui énonce les stipulations de base d'un accord commercial. Ce document fournit des informations sur une tâche spécifique que le client souhaite que le fournisseur exécute conformément aux conditions du contrat général. La commande de tâches est utilisée couramment avec les contrats du gouvernement, bien qu'elle puisse également se produire dans le secteur privé. Lorsque les prestataires de services reçoivent la documentation, ils doivent la lire attentivement pour s’assurer de bien comprendre ce qui est requis et pour confirmer qu’elle ne dépasse pas les mandats du contrat général.
Dans le contrat général, deux parties conviennent de faire affaire dans des circonstances spécifiques. Le contrat général crée des termes et conditions pour la relation commerciale et peut établir un cadre pour les ordres de tâches moins importants. Lorsque le client souhaite quelque chose de spécifique auprès du fournisseur, un ordre de tâche doit être écrit pour le demander et fournir autant d'informations que possible. Sans cela, le fournisseur ne peut pas avancer.
La commande de tâches explique ce que le client veut faire et toute limitation. Par exemple, il peut y avoir des limites de coûts, ou une demande d'utilisation de matériaux provenant d'une source spécifique. La commande de tâche peut inclure une demande d'informer le client si les coûts dépassent un certain montant, afin que les clients soient avertis lorsque les projets commencent à prendre de l'ampleur. Il aborde également les délais, les lieux de livraison et d'autres sujets que le fournisseur doit connaître afin de compléter la commande de manière satisfaisante.
Les ordres de tâches permettent aux clients de s’appuyer sur les contrats généraux existants tant que les termes de la relation sont toujours en vigueur. Plutôt que de devoir rédiger un nouveau contrat pour chaque tâche, ils peuvent utiliser le contrat général comme cadre et faire appel au fournisseur lorsque davantage de services sont nécessaires. De nombreuses agences gouvernementales utilisent un formulaire normalisé pour les commandes de tâches afin de s'assurer de la présence de toutes les informations et d'éviter les ambiguïtés et autres problèmes pouvant survenir avec la documentation personnalisée.
Le fournisseur de services requiert généralement une autorisation avant de pouvoir avancer avec un ordre de tâche. Cela évite les situations où les personnes dépassent leurs responsabilités et ordonne à un fournisseur d’exécuter une tâche qui n’a pas été autorisée. La commande de tâche peut avoir besoin d'être contresignée ou autrement validée pour confirmer que l'agence sait qu'elle a été émise et demande les services décrits aux coûts indiqués.