Vad är en arbetsordning?

En uppgiftsorder är en beställning för produkter eller tjänster som är förknippade med ett huvudavtal som anger de grundläggande bestämmelserna i ett affärsavtal. Detta dokument innehåller information om en specifik uppgift som klienten vill att leverantören ska utföra enligt villkoren i allmänna kontrakt. Uppgiftsbeställning används vanligtvis med statliga kontrakt, även om det också kan ske i den privata sektorn. När tjänsteleverantörer får dokumentationen måste de läsa igenom den med försiktighet för att se till att de förstår vad som krävs och för att bekräfta att det inte överskrider mandaten för allmänna kontraktet.

I allmänna kontraktet är två parter att göra med att göra affärer med varandra under specifika omständigheter. Det allmänna kontraktet skapar villkor för affärsförhållandet och kan skapa en ram för de mindre arbetsorderna. När klienten vill ha något specifikt från leverantören måste en arbetsorder skrivas ut för att begära det och för att tillhandahålla så mycket informationmation som möjligt. Utan detta kan leverantören inte gå framåt.

Uppgiftsordningen förklarar vad klienten vill ha gjort och eventuella begränsningar. Till exempel kan det finnas kostnadsgränser eller en begäran om att använda material från en specifik källa. Uppgiftsordern kan inkludera en begäran om att informera klienten om kostnader klättrar över ett visst belopp, så klienter är medvetna när projekt börjar bli stora. Den diskuterar också tidsfrister, leveransplatser och andra ämnen som leverantören behöver veta om för att slutföra beställningen tillfredsställande.

Uppgiftsorder gör det möjligt för kunder att dra på befintliga allmänna kontrakt så länge villkoren för förhållandet fortfarande är aktuella. I stället för att behöva utarbeta ett nytt kontrakt för varje enskild uppgift kan de använda allmänkontraktet som ett ramverk och uppmana leverantören när fler tjänster är nödvändiga. Många myndigheter använder en standardiserad form förUppgiftsorder för att se till att all information finns och för att undvika oklarheter och andra problem som kan uppstå med anpassad dokumentation.

Tjänsteleverantören kräver vanligtvis godkännande innan den kan gå vidare med en uppgiftsorder. Detta förhindrar situationer där människor överskrider sitt ansvar och beställer en leverantör att utföra en uppgift som inte har godkänts. Uppgiftsordern kan behöva underskrivas eller på annat sätt valideras för att bekräfta att byrån är medveten om att den har utfärdats och begär de tjänster som anges till de angivna kostnaderna.