Vad är en uppgiftsorder?

En uppgiftsorder är en beställning för produkter eller tjänster som är förknippade med ett huvudkontrakt som innehåller de grundläggande bestämmelserna i ett affärsavtal. Detta dokument ger information om en specifik uppgift som klienten vill att leverantören ska utföra enligt villkoren i det allmänna kontraktet. Uppgiftsbeställning används vanligtvis med statliga kontrakt, även om den också kan inträffa i den privata sektorn. När tjänsteleverantörer får dokumentationen måste de läsa igenom den med omsorg för att se till att de förstår vad som krävs och för att bekräfta att den inte överskrider mandat för det allmänna kontraktet.

I det allmänna avtalet är två parter överens om att göra affärer med varandra under specifika omständigheter. Det allmänna kontraktet skapar villkor för affärsförhållandet och kan skapa en ram för de mindre uppdragsbeställningarna. När klienten vill ha något specifikt från leverantören måste en uppdragsordning skrivas ut för att begära det och ge så mycket information som möjligt. Utan detta kan leverantören inte gå vidare.

Uppgiftsordningen förklarar vad klienten vill ha gjort och eventuella begränsningar. Till exempel kan det finnas kostnadsbegränsningar, eller en begäran om att använda material från en specifik källa. Uppdragsordningen kan innehålla en begäran om att informera klienten om kostnaderna klättrar över ett visst belopp, så klienterna är medvetna om när projekt börjar bli stora. Den diskuterar också tidsfrister, leveransplatser och andra ämnen som leverantören behöver veta om för att fullborda beställningen på ett tillfredsställande sätt.

Uppdragsorder gör det möjligt för kunder att dra på befintliga allmänna kontrakt så länge villkoren för relationen fortfarande är aktuella. I stället för att behöva utarbeta ett nytt kontrakt för varje enskild uppgift kan de använda det allmänna kontraktet som ett ramverk och ringa leverantören när fler tjänster är nödvändiga. Många myndigheter använder ett standardiserat formulär för uppdragsorder för att se till att all information finns och för att undvika oklarheter och andra problem som kan uppstå med anpassad dokumentation.

Tjänsteleverantören kräver vanligtvis behörighet innan den kan gå vidare med en uppgiftsorder. Detta förhindrar situationer där människor överskrider sitt ansvar och beställer en leverantör att utföra en uppgift som inte har godkänts. Uppdragsbeställningen kan behöva vara undertecknad eller på annat sätt valideras för att bekräfta att byrån är medveten om att den har utfärdats och begär de tjänster som anges till de angivna kostnaderna.