¿Qué es un orden de tareas?
Una orden de tareas es una orden de productos o servicios asociados con un contrato general principal que establece las estipulaciones básicas de un acuerdo comercial. Este documento proporciona información sobre una tarea específica que el cliente desea que el proveedor realice bajo los términos del contrato general. El pedido de tareas se usa comúnmente con los contratos gubernamentales, aunque también puede ocurrir en el sector privado. Cuando los proveedores de servicios reciben la documentación, deben leerla con cuidado para asegurarse de que comprendan lo que se requiere, y para confirmar que no excede los mandatos del contrato general.
En el contrato general, dos partes aceptan hacer negocios entre sí en circunstancias específicas. El contrato general crea términos y condiciones para la relación comercial, y puede establecer un marco para las órdenes de tareas menores. Cuando el cliente quiere algo específico del proveedor, se debe escribir un orden de tareas para solicitarlo y proporcionar la mayor parte de la informaciónMation como sea posible. Sin esto, el proveedor no puede avanzar.
El orden de tareas explica lo que el cliente quiere hacer y cualquier limitación. Por ejemplo, puede haber límites de costo o una solicitud para usar materiales de una fuente específica. El orden de la tarea puede incluir una solicitud para informar al cliente si los costos suben por encima de una cierta cantidad, por lo que los clientes saben cuándo los proyectos comienzan a ser grandes. También analiza los plazos, los lugares de entrega y otros temas que el proveedor necesita conocer para completar el pedido satisfactoriamente.
Las órdenes de tareas permiten a los clientes recurrir a los contratos generales existentes siempre que los términos de la relación sigan siendo actuales. En lugar de tener que elaborar un nuevo contrato para cada tarea individual, pueden usar el contrato general como marco y llamar al proveedor cuando se necesitan más servicios. Muchas agencias gubernamentales usan una forma estandarizada paraórdenes de tareas para asegurarse de que toda la información esté presente y para evitar ambigüedades y otros problemas que puedan surgir con la documentación personalizada.
El proveedor de servicios generalmente requiere autorización antes de que pueda avanzar con un orden de tareas. Esto evita situaciones en las que las personas excedan sus responsabilidades y ordenen a un proveedor que realice una tarea que no ha sido autorizada. Es posible que la orden de tareas deba ser contraseña o validada para confirmar que la agencia está consciente de que se ha emitido y solicita los servicios descritos a los costos indicados.