Che cos'è un ordine di attività?
Un ordine di attività è un ordine per prodotti o servizi associati a un contratto generale principale che stabilisce le condizioni di base di un accordo commerciale. Questo documento fornisce informazioni su un'attività specifica che il cliente desidera che il fornitore esegua secondo i termini del contratto generale. L'ordinamento delle attività viene utilizzato comunemente con i contratti governativi, sebbene possa avvenire anche nel settore privato. Quando i fornitori di servizi ricevono la documentazione, devono leggerla attentamente per assicurarsi di comprendere ciò che è richiesto e confermare che non supera i mandati del contratto generale.
Nel contratto generale, due parti concordano di intrattenere rapporti commerciali in circostanze specifiche. Il contratto generale crea termini e condizioni per la relazione commerciale e può stabilire un quadro per gli ordini di attività minori. Quando il cliente desidera qualcosa di specifico dal fornitore, è necessario scrivere un ordine di attività per richiederlo e fornire quante più informazioni possibili. Senza questo, il provider non può andare avanti.
L'ordine delle attività spiega cosa vuole fare il cliente ed eventuali limitazioni. Ad esempio, potrebbero esserci dei limiti di costo o una richiesta di utilizzare materiali da una fonte specifica. L'ordine delle attività può includere una richiesta per informare il cliente se i costi superano un certo importo, quindi i clienti sono consapevoli quando i progetti iniziano a diventare grandi. Discute anche le scadenze, i luoghi di consegna e altri argomenti che il fornitore deve conoscere per completare l'ordine in modo soddisfacente.
Gli ordini di attività consentono ai clienti di attingere a contratti generali esistenti purché i termini della relazione siano ancora attuali. Invece di dover redigere un nuovo contratto per ogni singola attività, possono utilizzare il contratto generale come quadro e rivolgersi al fornitore quando sono necessari più servizi. Molte agenzie governative utilizzano un modulo standardizzato per gli ordini di attività per assicurarsi che tutte le informazioni siano presenti e per evitare ambiguità e altri problemi che potrebbero sorgere con la documentazione personalizzata.
Il fornitore di servizi di solito richiede l'autorizzazione prima di poter procedere con un ordine di attività. Questo impedisce situazioni in cui le persone superano le proprie responsabilità e ordinano a un fornitore di eseguire un'attività che non è stata autorizzata. Potrebbe essere necessario controfirmare o altrimenti convalidare l'ordine delle attività per confermare che l'agenzia è a conoscenza del fatto che è stato emesso e richiede i servizi indicati ai costi indicati.