Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zasobami danych?
Zarządzanie zasobami danych to praktyka przechowywania i organizowania informacji mających wartość dla organizacji. Filmy, teksty i nagrania audio mogą być uważane za zasoby danych przez instytucje, takie jak muzea i biblioteki. Firmy, które kompilują listy informacji o klientach i rekordy transakcji, mają również zasoby danych. Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących praktyki zarządzania zasobami danych jest znalezienie oprogramowania do zarządzania danymi, które odpowiada potrzebom Twojej organizacji. Następnie pomocne może być opracowanie planu ostrożnego wdrożenia nowego systemu, który może obejmować przenoszenie danych ze starej bazy danych do nowej i szkolenie pracowników w zakresie korzystania z interfejsów.
Większość organizacji pracuje z zasobami cyfrowymi. Innymi słowy, zamiast archiwizować dokumenty papierowe, organizacje przechowują najważniejsze informacje w formie cyfrowej. Umożliwia to menedżerom danych tworzenie plików kopii zapasowych i oszczędzanie miejsca oraz tworzenie wydajnych procesów rejestrowania i pobierania danych.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami danych może mieć zakres od prostych do złożonych. Niektóre z najbardziej podstawowych funkcji oprogramowania zasobów danych pozwalają na płynniejszy przepływ pracy. W takich przypadkach oprogramowanie może umożliwiać użytkownikom przenoszenie danych z jednego działu do drugiego. Dokument lub wideo może być edytowany przez jednego użytkownika, zapisywany i przenoszony na innego użytkownika, który może wykonywać więcej edycji.
Złożone oprogramowanie do zarządzania aktywami może obejmować rozpoznawanie głosu lub optyczne. Rozpoznawanie optyczne może być przydatne dla profesjonalistów, którzy muszą policzyć, ile razy logo lub obraz jest używany w reklamie wideo. Rozpoznawanie głosu może być przydatne do zarządzania nagraniami audio.
Przed wyborem oprogramowania dobrym pomysłem może być przestudiowanie modeli biznesowych i określenie, jakie kroki i zasoby są potrzebne do optymalizacji przepływu pracy. Dzięki temu możesz lepiej poznać funkcje, których potrzebujesz. Oprogramowanie, które jest bardziej złożone, jest z reguły droższe, jednak dzięki usprawnieniu procesów organizacja może obniżyć koszty, dzięki czemu jest bardziej opłacalnym wyborem w perspektywie długoterminowej.
Eksperci ds. Zarządzania danymi uważają, że częstym błędem popełnianym przez wielu zarządzających aktywami jest zbyt szybkie wprowadzanie zmian. Chociaż natychmiastowe wdrożenie nowego systemu może być kuszące, może to powodować wysokie koszty i nieefektywność. Zamiast tego wskazane może być powolne przenoszenie danych ze starego systemu do nowego. Podobnie może być dobrym pomysłem wdrożenie jednej funkcji na raz.
Powoli wdrażając nowy system zarządzania zasobami danych, menedżerowie mają również możliwość wyszkolenia pracowników w zakresie korzystania z interfejsów oprogramowania. Ocena biegłości użytkowników w korzystaniu z oprogramowania przed oficjalnym ustanowieniem nowego systemu może zmniejszyć liczbę błędów po stronie użytkownika. Staranne wdrożenie daje także menedżerom czas na rozpoznanie i naprawienie błędów w systemie.