Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zasobami danych?
Zarządzanie zasobami danych to praktyka przechowywania i organizowania informacji, która ma wartość dla organizacji. Filmy, teksty i nagrywania audio można uznać za zasoby danych przez instytucje takie jak muzea i biblioteki. Mówi się również, że firmy, które kompilują listy informacji o klientach i rekordach transakcji, mają zasoby danych. Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących praktykowania zarządzania zasobami danych jest znalezienie oprogramowania do zarządzania danymi, które spełnia potrzeby Twojej organizacji. Następnie pomocne może być opracowanie planu starannego wdrożenia nowego systemu, który może obejmować przenoszenie danych ze starej bazy danych do nowej i szkolenia pracowników w zakresie korzystania z interfejsów.
Większość organizacji pracuje z zasobami cyfrowymi. Innymi słowy, zamiast składać dokumenty papierowe, organizacje mają tendencję do przechowywania najważniejszych informacji w formularzach cyfrowych. Umożliwia to menedżerom danych tworzenie plików kopii zapasowych oraz zapisywanie miejsca oraz tworzenie wydajnych procesów rejestrowania danych i pobierania.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami danychment może wahać się od prostego do złożonego. Niektóre z najbardziej podstawowych funkcji oprogramowania zasobów danych pozwalają na płynniejszy przepływ pracy. W takich przypadkach oprogramowanie może pozwolić użytkownikom przenosić dane z jednego działu do drugiego. Dokument lub wideo może być edytowane przez jednego użytkownika, zapisane i przesyłane do innego użytkownika, który może wykonać więcej edycji.
Złożone oprogramowanie do zarządzania zasobami może obejmować rozpoznanie głosowe lub optyczne. Rozpoznawanie optyczne może być przydatne dla profesjonalistów, którzy muszą policzyć liczbę logo lub obrazu w reklamie wideo. Rozpoznawanie głosu może być przydatne do zarządzania nagraniami audio.
Przed wybraniem oprogramowania dobrą wskazówką może być studiowanie modeli biznesowych i ustalenie, które kroki i zasoby są potrzebne do optymalizacji przepływu pracy. Może to zapewnić lepszy obsługa, jakie funkcje potrzebujesz. Oprogramowanie, które jest bardziej złożone, jest droższe, choć ulepszając procesy,Organizacja może obniżyć koszty, co czyni ją bardziej opłacalnym wyborem w perspektywie długoterminowej.
Eksperci zarządzania danymi uważają, że powszechnym błędem popełnianym przez wielu menedżerów aktywów jest to, że próbują zbyt szybko wdrożyć zmiany. Chociaż może być kuszące do natychmiastowego wdrożenia nowego systemu, może to powodować wysokie koszty i nieefektywność. Zamiast tego może być wskazane, aby powoli przenosić dane ze starego systemu do nowego. Podobnie dobrym pomysłem może być wdrożenie jednej funkcji na raz.
Powoli wdrażając nowy system zarządzania zasobami danych, menedżerowie mają również możliwość przeszkolenia pracowników w zakresie korzystania z interfejsów oprogramowania. Ocena biegłości użytkowników za pomocą oprogramowania przed dokonaniem nowego urzędnika systemu może zmniejszyć występowanie błędów na końcu użytkownika. Uważna wdrożenie daje również menedżerom czas na rozpoznanie i naprawę wad w systemie.