Che cos'è un modello di proposta?
Un modello di proposta è un documento progettato per essere una base di partenza generica per qualsiasi proposta. Lo scopo di avere un modello è quello di ridurre la quantità di lavoro che un autore di proposte spende su ogni singola proposta mantenendo allo stesso tempo alcuni standard di base per grafica, testo e layout. Altri vantaggi nel lavorare con un modello rispetto a partire da zero includono la garanzia che le sezioni di contenuto comuni non vengano dimenticate per caso, consentendo aggiornamenti della statistica e dei contenuti solo una volta sul modello e la possibilità di progettare un modello per consentire " trova e sostituisci "tipi di scorciatoie.
Un modello di proposta di solito include sezioni standardizzate che rimangono le stesse da documento a documento, a volte chiamato linguaggio boilerplate. Ad esempio, le descrizioni dei servizi di una società o delle sedi degli uffici potrebbero essere standardizzate. Le proposte di solito includono anche sezioni che devono essere personalizzate per ogni circostanza, come commissioni o sezioni della linea temporale del progetto. L'utilizzo dei modelli di proposta può anche offrire la possibilità di far rivedere il documento di base da parte del personale legale, di marketing o di gestione chiave in modo tale che vi sia un'alta fiducia nel contenuto del modello.
I modelli sono anche strumenti che i professionisti del marketing e delle vendite possono utilizzare per assicurarsi che l'aspetto del documento sia conforme agli standard aziendali. I modelli di proposta aiutano a garantire che le migliori pratiche di scrittura e grafica siano rappresentate in ogni documento di proposta in uscita. Consentono la generazione di una proposta da parte di personale che non è redattore di proposte professionali, purché le sezioni di contenuto siano presentate in modo chiaro e semplici da scrivere e il software utilizzato per produrre le proposte sia ampiamente accessibile.
I modelli di proposta non solo aiutano a ridurre il tempo impiegato nella fase di scrittura e composizione, ma possono anche aiutare a risparmiare tempo e risorse durante la fase di revisione. Come per qualsiasi documento, le proposte devono sempre essere riviste per grammatica, stile di scrittura, conformità agli standard visivi aziendali e altri requisiti. I redattori e i revisori devono solo passare il tempo a rivedere sezioni personalizzate di una proposta se il documento proviene da un modello che è già stato rivisto e approvato.
Un modello di proposta può essere utilizzato al posto del software di generazione della proposta, ma dovrebbe essere sottoposto a revisione periodica per rimanere utile e aggiornato. Per questo motivo, si consiglia che i modelli di proposta abbiano i propri calendari per gli aggiornamenti regolari. È anche importante quando si lavora con un modello di proposta per assicurarsi che il processo di revisione sia chiaramente definito per aiutare a mantenerne l'accuratezza.