Vad är en förslagsmall?
En förslagsmall är ett dokument som är utformat för att vara en generisk utgångsgrund för alla förslag. Syftet med att ha en mall är att minska mängden arbete en förslagsförfattare lägger på varje enskilt förslag och samtidigt upprätthålla vissa grundläggande standarder för grafik, text och layout. Andra fördelar med att arbeta med en mall jämfört med att börja från början inkluderar att säkerställa att vanliga innehållssektioner inte glömts av misstag, så att uppdateringar av statistik och innehåll kan utföras bara en gång på mallen och möjligheten att utforma en mall för att möjliggöra " hitta och ersätt "typer av genvägar.
En förslagsmall innehåller vanligtvis standardiserade avsnitt som förblir desamma från dokument till dokument, ibland kallat kokkärlspråk. Exempelvis kan beskrivningar av ett företags tjänster eller kontorsplatser standardiseras. Förslagen innehåller vanligtvis avsnitt som måste anpassas för varje omständighet, som avgifter eller projektets tidslinjesektioner. Att använda förslagsmallar kan också ge möjligheten att få grunderna att granskas av viktiga juridiska, marknadsförings- eller ledningspersonal så att det finns ett stort förtroende för mallens innehåll.
Mallar är också verktyg som marknadsförare och försäljare kan använda för att se till att utseendet och känslan i dokumentet följer företagets standarder. Förslagsmallar hjälper till att säkerställa att bästa praxis för skrivning och grafik representeras i varje utgående förslagsdokument. De tillåter att ett förslag genereras av personal som inte är professionella förslagskribenter, förutsatt att innehållsavsnitten är tydligt presenterade och enkla att skriva, och programvaran som används för att producera förslag är bred tillgänglig.
Förslagsmallar hjälper inte bara till att minska mängden tid som används i skriv- och kompositionsstadiet, utan kan också spara tid och resurser under granskningsfasen. Som med alla dokument, bör förslag alltid granskas för grammatik, skrivstil, efterlevnad av företagets visuella standarder och andra krav. Redaktörer och granskare behöver bara spendera tid på att granska anpassade delar av ett förslag om dokumentet kommer från en mall som redan har granskats och godkänts.
En förslagsmall kan användas i stället för program för generering av förslag, men den bör genomgå periodisk revidering för att förbli användbar och uppdaterad. Av detta skäl rekommenderas att förslagsmallar har egna kalendrar för regelbundna uppdateringar. Det är också viktigt när man arbetar med en förslagsmall att se till att revisionsprocessen är tydligt definierad för att upprätthålla dess noggrannhet.