Quali sono le qualità di receptionist più importanti?
Un addetto alla reception saluta i clienti, risponde alle telefonate, alle lettere e alle e-mail e svolge una vasta gamma di compiti di segreteria. Tra le più importanti qualità di receptionist che qualcuno che richiede uno di questi ruoli deve esibire sono le capacità interpersonali, amministrative e organizzative. Inoltre, l'addetto alla reception dovrebbe essere esperto nell'uso di software di elaborazione testi di base e di vari tipi di apparecchiature per ufficio.
La pazienza e la capacità di lavorare sotto pressione sono alcune delle qualità receptionist che una persona che lavora in un luogo affollato deve possedere. In molti casi, gli addetti alla reception sono i primi rappresentanti di un'azienda che i clienti esterni incontrano. Pertanto, le persone in questi ruoli devono gestire i problemi del servizio clienti. Inoltre, mentre un addetto alla reception può prendere messaggi o eseguire lavori per conto di altre persone, nessuno distoglie i clienti dalla persona in questo ruolo e alcune persone fanno fatica a mantenere alti livelli di servizio al cliente di fronte a un numero maggiore di clienti.
Oltre a gestire gli orari, un addetto alla reception potrebbe dover fissare appuntamenti e tenere traccia di messaggi, posta ed e-mail per conto di molte altre persone. Pertanto, le buone capacità organizzative sono tra le qualità receptionist che sono di fondamentale importanza. Le persone impiegate in questi ruoli usano spesso liste di controllo, agende o calendari giornalieri per tenere traccia delle informazioni e delle attività. Molti receptionist di successo gestiscono i loro programmi giornalieri in modo da occuparsi di compiti complicati durante i momenti lenti della giornata, mentre i problemi meno complessi vengono affrontati durante i periodi di maggiore affluenza.
In genere, le persone impiegate in ruoli amministrativi devono utilizzare sistemi di posta elettronica, siti Web e pacchetti di elaborazione testi. Mentre alcuni di questi programmi sono comunemente disponibili e utilizzati da molte aziende, altri sono sistemi interni che sono stati adattati alle esigenze di una determinata azienda. Le qualità desiderate per l'addetto alla reception come dettagliate nelle offerte di lavoro spesso includono abilità tecnica e volontà di imparare come usare nuovi sistemi e tipi di software.
Un receptionist impiegato presso un ambulatorio medico o un altro tipo di struttura medica deve essere in grado di raccogliere rapidamente informazioni potenzialmente importanti da medici e pazienti e trasmettere coerentemente tali informazioni ad altre parti interessate. Questa persona deve essere in grado di comunicare facilmente e chiaramente sia per telefono che di persona. Gli errori commessi dagli addetti alla reception possono rivelarsi costosi in molti settori diversi, quindi un occhio per i dettagli e la capacità di digitare o trasmettere informazioni in modo efficiente senza commettere errori possono essere qualità essenziali per gli addetti alla reception.