Vilka är de viktigaste mottagningskvaliteterna?
En receptionist hälsar kunder, svarar på telefonsamtal, skickar brev och e-postmeddelanden och utför en mängd olika sekretariatsuppgifter. Bland de viktigaste receptionistegenskaperna som någon som ansöker om en av dessa roller måste ha är personliga, administrativa och organisatoriska färdigheter. Dessutom bör en receptionist vara skicklig på att använda grundläggande ordbehandlingsprogram och olika typer av kontorsutrustning.
Tålamod och förmågan att arbeta under tryck är några av receptionistens egenskaper som någon som arbetar på en upptagen plats måste ha. I många fall är receptionister de första representanterna för ett företag som utanför kunder får möta. Därför måste människor i dessa roller hantera kundtjänstproblem. Även om en receptionist kan ta meddelanden eller utföra arbete för andra människors räkning, avleder ingen klienter bort från personen i denna roll och vissa människor kämpar för att upprätthålla höga nivåer av kundservice när de står inför ett större antal klienter.
Förutom att hantera scheman, kan en receptionist behöva ställa in möten och hålla reda på meddelanden, e-post och e-post på flera andra personers vägnar. Därför är goda organisatoriska färdigheter bland receptionistens egenskaper som är av största vikt. Personer som är anställda i dessa roller använder ofta dagliga checklistor, dagböcker eller kalendrar för att hålla reda på information och uppgifter. Många framgångsrika receptionister hanterar sitt dagliga schema så att komplicerade uppgifter tas om hand under långsamma tider på dagen medan mindre komplicerade problem hanteras under upptagna perioder.
Vanligtvis måste personer som är anställda i administrativa roller använda e-postsystem, webbplatser och ordbehandlingspaket. Vissa av dessa program är vanligtvis tillgängliga och används av många företag, men andra är interna system som har anpassats efter behoven hos ett visst företag. De önskade receptionistkvaliteterna, som beskrivs i jobbet, inkluderar ofta teknisk förmåga och en vilja att lära sig använda nya system och typer av programvara.
En receptionist anställd vid en läkarmottagning eller en annan typ av medicinsk anläggning måste snabbt kunna samla in potentiellt kritisk viktig information från läkare och patienter och överföra informationen på ett relevant sätt till andra relevanta parter. Denna person måste kunna kommunicera enkelt och tydligt både via telefon och personligen. Fel som gjorts av receptionister kan visa sig vara kostsamma i många olika branscher, så ett öga för detaljer och förmågan att skriva eller vidarebefordra information effektivt utan att göra misstag kan vara väsentliga receptionists kvaliteter.