Was sind die wichtigsten Eigenschaften der Rezeptionisten?
Eine Empfangsdame begrüßt Kunden, beantwortet Anrufe, verschickt Briefe und E-Mails und erledigt eine Vielzahl von Sekretariatsaufgaben. Zu den wichtigsten Qualitäten der Rezeptionisten, die sich für eine dieser Rollen bewerben müssen, gehören zwischenmenschliche, administrative und organisatorische Fähigkeiten. Darüber hinaus sollte ein Empfangsmitarbeiter in der Lage sein, grundlegende Textverarbeitungssoftware und verschiedene Arten von Bürogeräten zu verwenden.
Geduld und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, sind nur einige der Eigenschaften, die ein Angestellter an einem geschäftigen Ort haben muss. In vielen Fällen sind Empfangsmitarbeiter die ersten Vertreter eines Unternehmens, die externe Kunden kennenlernen. Daher müssen Personen in diesen Rollen mit Kundendienstproblemen umgehen. Während eine Rezeptionistin Nachrichten entgegennehmen oder für andere Personen arbeiten kann, lenkt niemand Kunden von der Person ab, die diese Rolle innehat, und einige Personen haben Schwierigkeiten, bei einer größeren Anzahl von Kunden ein hohes Maß an Kundenservice aufrechtzuerhalten.
Abgesehen von der Verwaltung von Zeitplänen muss ein Empfangsmitarbeiter möglicherweise Termine festlegen und Nachrichten, Post und E-Mails im Namen mehrerer anderer Personen nachverfolgen. Daher gehören gute organisatorische Fähigkeiten zu den Qualitäten der Rezeptionisten, die von größter Bedeutung sind. In diesen Rollen beschäftigte Personen verwenden häufig tägliche Checklisten, Tagebücher oder Kalender, um Informationen und Aufgaben im Auge zu behalten. Viele erfolgreiche Empfangsmitarbeiter verwalten ihren Tagesablauf so, dass komplizierte Aufgaben in langsamen Tageszeiten erledigt werden, während in Stoßzeiten weniger komplexe Probleme gelöst werden.
In der Regel müssen Mitarbeiter in administrativen Funktionen E-Mail-Systeme, Internet-Websites und Textverarbeitungspakete verwenden. Während einige dieser Programme allgemein verfügbar sind und von vielen Unternehmen verwendet werden, handelt es sich bei anderen um firmeninterne Systeme, die auf die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens zugeschnitten sind. Zu den gewünschten Qualitäten der Rezeptionisten, wie sie in Stellenausschreibungen beschrieben werden, gehören häufig technische Fähigkeiten und die Bereitschaft, den Umgang mit neuen Systemen und Softwaretypen zu erlernen.
Eine Empfangsdame, die in einer Arztpraxis oder einer anderen medizinischen Einrichtung angestellt ist, muss in der Lage sein, potenziell wichtige Informationen von Ärzten und Patienten schnell zu sammeln und diese Informationen kohärent an andere relevante Parteien weiterzuleiten. Diese Person muss in der Lage sein, sowohl telefonisch als auch persönlich einfach und klar zu kommunizieren. Fehler, die von Empfangsmitarbeitern gemacht werden, können sich in vielen verschiedenen Branchen als kostspielig erweisen. Ein Auge für Details und die Fähigkeit, Informationen effizient zu tippen oder weiterzuleiten, ohne Fehler zu machen, können wesentliche Eigenschaften von Empfangsmitarbeitern sein.