Hva er de viktigste resepsjonistkvalitetene?
En resepsjonist hilser på klienter, svarer på telefonsamtaler, sender brev og e-post og utfører et bredt utvalg av sekretæroppgaver. Blant de viktigste resepsjonistegenskapene som noen som søker i en av disse rollene må ha, er mellommenneskelige, administrative og organisatoriske ferdigheter. I tillegg bør en resepsjonist være flink til å bruke grunnleggende tekstbehandlingsprogramvare og forskjellige typer kontorutstyr.
Tålmodighet og evnen til å jobbe under press er noen av resepsjonistens egenskaper som noen som jobber på et travelt sted må ha. I mange tilfeller er resepsjonister de første representantene for et selskap som utenfor kunder får møte. Derfor må folk i disse rollene håndtere kundeserviceproblemer. I tillegg, mens en resepsjonist kan ta beskjeder eller utføre arbeid på vegne av andre mennesker, er det ingen som leder klienter bort fra personen i denne rollen, og noen mennesker sliter med å opprettholde høye nivåer av kundeservice når de blir møtt med et større antall kunder.
Bortsett fra å administrere tidsplaner, kan en resepsjonist måtte stille avtaler og følge med på meldinger, e-post og e-post på vegne av flere andre personer. Derfor er gode organisatoriske ferdigheter blant resepsjonistens egenskaper som er av største betydning. Personer ansatt i disse rollene bruker ofte daglige sjekklister, dagbøker eller kalendere for å holde oversikt over informasjon og oppgaver. Mange vellykkede resepsjonister administrerer sin daglige timeplan, slik at kompliserte oppgaver blir ivaretatt i langsomme tider av døgnet, mens mindre kompliserte problemer blir behandlet i travle perioder.
Personer ansatt i administrative roller må vanligvis bruke e-postsystemer, internettsider og tekstbehandlingspakker. Mens noen av disse programmene ofte er tilgjengelige og brukes av mange virksomheter, er andre interne systemer som er tilpasset behovene til et bestemt firma. De ønskede resepsjonistkvalitetene som beskrevet i stillingsannonser inkluderer ofte teknisk evne og vilje til å lære å bruke nye systemer og typer programvare.
En resepsjonist ansatt ved en legekirurgi eller en annen form for medisinsk innretning må raskt kunne samle inn potensielt kritisk viktig informasjon fra leger og pasienter og overføre denne informasjonen sammenhengende til andre relevante parter. Denne personen må kunne kommunisere enkelt og tydelig både over telefon og personlig. Feil gjort av resepsjonister kan være kostbare i mange forskjellige bransjer, så et øye for detaljer og muligheten til å skrive eller videresende informasjon effektivt uten å gjøre feil kan være viktige resepsjonistkvaliteter.