Wat zijn de belangrijkste receptionistenkwaliteiten?
Een receptioniste begroet klanten, beantwoordt telefoontjes, e-mails, brieven en e-mails en voert een breed scala aan secretariële taken uit. Een van de belangrijkste receptionistenkwaliteiten die iemand voor een van deze rollen moet vertonen, zijn interpersoonlijke, administratieve en organisatorische vaardigheden. Bovendien moet een receptionist bedreven zijn in het gebruik van elementaire tekstverwerkingssoftware en verschillende soorten kantoorapparatuur.
Geduld en het vermogen om onder druk te werken zijn enkele van de receptionisteigenschappen die iemand die op een drukke locatie werkt, moet bezitten. In veel gevallen zijn receptionisten de eerste vertegenwoordigers van een bedrijf dat externe klanten ontmoeten. Daarom moeten mensen in deze rollen klantenserviceproblemen aanpakken. Bovendien, terwijl een receptioniste berichten kan aannemen of werkzaamheden namens andere mensen kan uitvoeren, leidt niemand klanten af van de persoon in deze rol en sommige mensen worstelen om een hoog niveau van klantenservice te behouden wanneer ze worden geconfronteerd met een groter aantal klanten.
Afgezien van het beheren van planningen, moet een receptionist mogelijk afspraken maken en berichten, e-mail en e-mails bijhouden namens verschillende andere mensen. Daarom behoren goede organisatorische vaardigheden tot de receptionistenkwaliteiten die van het grootste belang zijn. Mensen die in deze rollen werken, gebruiken vaak dagelijkse checklists, agenda's of kalenders om informatie en taken bij te houden. Veel succesvolle receptionisten beheren hun dagelijkse planning, zodat ingewikkelde taken worden afgehandeld tijdens trage tijden van de dag, terwijl minder complexe problemen worden aangepakt tijdens drukke periodes.
Doorgaans moeten mensen met een administratieve functie e-mailsystemen, internetwebsites en tekstverwerkingspakketten gebruiken. Hoewel sommige van deze programma's algemeen beschikbaar zijn en door veel bedrijven worden gebruikt, zijn andere interne systemen die zijn afgestemd op de behoeften van een bepaald bedrijf. De gewenste receptioniste kwaliteiten zoals gedetailleerd in vacatures zijn vaak technische bekwaamheid en een bereidheid om te leren hoe nieuwe systemen en soorten software te gebruiken.
Een receptioniste in dienst van een arts of een ander soort medische faciliteit moet in staat zijn om potentieel kritisch belangrijke informatie van artsen en patiënten te verzamelen en die informatie op coherente wijze door te geven aan andere relevante partijen. Deze persoon moet zowel telefonisch als persoonlijk gemakkelijk en duidelijk kunnen communiceren. Fouten gemaakt door receptionisten kunnen kostbaar zijn in veel verschillende industrieën, dus oog voor detail en de mogelijkheid om informatie efficiënt te typen of door te geven zonder fouten te maken, kunnen essentiële receptionisteigenschappen zijn.