Hvad er de vigtigste receptionistkvaliteter?
En receptionist hilser klienter, besvarer telefonopkald, mailer breve og e-mails og udfører en lang række sekretariatsopgaver. Blandt de vigtigste receptionists kvaliteter, som en person, der ansøger om en af disse roller, skal udvise er mellempersonlige, administrative og organisatoriske færdigheder. Derudover bør en receptionist være dygtig til at bruge grundlæggende tekstbehandlingssoftware og forskellige typer kontorudstyr.
Tålmodighed og evnen til at arbejde under pres er nogle af receptionistens egenskaber, som nogen, der arbejder på et travlt sted, skal have. I mange tilfælde er receptionister de første repræsentanter for et firma, som eksterne klienter mødes. Derfor er mennesker i disse roller nødt til at håndtere kundeserviceproblemer. Selvom en receptionist kan tage beskeder eller udføre arbejde på vegne af andre mennesker, er der ingen, der leder klienter væk fra personen i denne rolle, og nogle mennesker kæmper for at opretholde høje niveauer af kundeservice, når de står overfor et større antal klienter.
Bortset fra at administrere tidsplaner, kan en receptionist muligvis indstille aftaler og holde styr på meddelelser, mail og e-mails på vegne af flere andre mennesker. Derfor er gode organisatoriske evner blandt receptionistens egenskaber, der er af største vigtighed. Mennesker, der er ansat i disse roller, bruger ofte daglige tjeklister, dagbøger eller kalendere for at holde styr på information og opgaver. Mange vellykkede receptionister administrerer deres daglige skema, så komplicerede opgaver tages hånd om i langsomme tider af dagen, mens mindre komplekse problemer behandles i travle perioder.
Personer, der er ansat i administrative roller, skal typisk bruge e-mail-systemer, internetwebsteder og tekstbehandlingspakker. Mens nogle af disse programmer ofte er tilgængelige og bruges af mange virksomheder, er andre interne systemer, der er skræddersyet til behovene hos et bestemt firma. De ønskede receptionists kvaliteter som beskrevet i stillingsopslag inkluderer ofte teknisk evne og vilje til at lære at bruge nye systemer og typer software.
En receptionist, der er ansat ved en lægeoperation eller en anden form for medicinsk anlæg, skal være i stand til hurtigt at indsamle potentielt kritisk vigtig information fra læger og patienter og sammenhænge denne information til andre relevante parter. Denne person skal være i stand til at kommunikere let og tydeligt både via telefon og personligt. Fejl foretaget af receptionister kan vise sig at være dyre i mange forskellige brancher, så et øje for detaljer og evnen til at indtaste eller videresende information effektivt uden at begå fejl kan være essentielle receptionists kvaliteter.