Hvad er de vigtigste receptionistkvaliteter?
En receptionist hilser klienter, svarer telefonopkald, mails breve og e -mails og udfører en lang række sekretæropgaver. Blandt de vigtigste receptionistkvaliteter, som en person, der ansøger om en af disse roller, skal udstille er interpersonelle, administrative og organisatoriske færdigheder. Derudover skal en receptionist være dygtig til at bruge grundlæggende tekstbehandlingssoftware og forskellige typer kontorudstyr.
tålmodighed og evnen til at arbejde under pres er nogle af de receptionistiske egenskaber, som en person, der arbejder på et travlt sted, skal have. I mange tilfælde er receptionister de første repræsentanter for et firma, som eksterne klienter mødes. Derfor er folk i disse roller nødt til at håndtere kundeserviceproblemer. Mens en receptionist kan tage beskeder eller udføre arbejde på vegne af andre mennesker, dirigerer ingen klienter væk fra personen i denne rolle, og nogle mennesker kæmper for at opretholde høje niveauer af kundeservice, når de står over for Larger antal klienter.
Bortset fra at styre tidsplaner, kan en receptionist muligvis indstille aftaler og holde styr på beskeder, mail og e -mails på vegne af flere andre mennesker. Derfor er gode organisatoriske færdigheder blandt de receptionistiske egenskaber, der er af største vigtighed. Mennesker, der er ansat i disse roller, bruger ofte daglige tjeklister, dagbøger eller kalendere for at holde styr på information og opgaver. Mange succesrige receptionister administrerer deres daglige tidsplan, så komplicerede opgaver tages hånd om i langsomme tider af dagen, mens mindre komplekse problemer behandles i travle perioder.
Typisk skal folk, der er ansat i administrative roller, bruge e -mail -systemer, internetwebsteder og tekstbehandlingspakker. Mens nogle af disse programmer ofte er tilgængelige og bruges af mange virksomheder, er andre interne systemer, der er skræddersyet til behovene hos en bestemt Firm. De ønskede receptionistkvaliteter som beskrevet i stillinger inkluderer ofte teknisk evne og en vilje til at lære at bruge nye systemer og typer software.
En receptionist, der er ansat ved en læges operation eller en anden form for medicinsk facilitet, skal være i stand til hurtigt at indsamle potentielt kritisk vigtige oplysninger fra læger og patienter og sammenhængende overfører disse oplysninger til andre relevante parter. Denne person skal være i stand til at kommunikere let og tydeligt både over telefonen og personligt. Fejl, der er foretaget af receptionister, kan vise sig at være dyre i mange forskellige brancher, så et øje for detaljer og evnen til at skrive eller videresende information effektivt uden at begå fejl kan være vigtige receptionistkvaliteter.