Quelles sont les qualités les plus importantes de la réceptionniste?
Une réceptionniste accueille les clients, répond aux appels téléphoniques, envoie des lettres et des e-mails et effectue une grande variété de tâches de secrétariat. Parmi les qualités les plus importantes de réceptionniste que doit présenter tout candidat à l'un de ces rôles figurent les compétences interpersonnelles, administratives et organisationnelles. En outre, une réceptionniste doit être capable d’utiliser un logiciel de traitement de texte de base et divers types d’équipement de bureau.
La patience et la capacité de travailler sous pression font partie des qualités de réceptionniste qu'une personne travaillant dans un lieu occupé doit posséder. Dans de nombreux cas, les réceptionnistes sont les premiers représentants d’une entreprise que les clients extérieurs rencontrent. Par conséquent, les personnes occupant ces rôles doivent gérer les problèmes de service client. En outre, alors qu'une réceptionniste peut recevoir des messages ou effectuer un travail pour le compte d'autres personnes, personne ne détourne les clients de son rôle et certaines personnes ont du mal à maintenir un niveau élevé de service à la clientèle face à un plus grand nombre de clients.
En plus de la gestion des horaires, une réceptionniste peut être amenée à fixer des rendez-vous et à garder trace des messages, courriers et courriels pour le compte de plusieurs autres personnes. Par conséquent, de bonnes compétences organisationnelles font partie des qualités primordiales de la réceptionniste. Les personnes employées dans ces rôles utilisent souvent des listes de contrôle, des agendas ou des calendriers quotidiens pour assurer le suivi des informations et des tâches. Beaucoup de réceptionnistes qui ont du succès gèrent leur emploi du temps quotidien de manière à ce que les tâches complexes soient prises en charge pendant les périodes creuses de la journée, tandis que les problèmes moins complexes sont traités pendant les périodes de pointe.
En règle générale, les personnes employées dans des rôles administratifs doivent utiliser des systèmes de courrier électronique, des sites Web et des progiciels de traitement de texte. Certains de ces programmes sont couramment disponibles et utilisés par de nombreuses entreprises, mais d’autres sont des systèmes internes adaptés aux besoins d’une entreprise donnée. Les qualités recherchées par la réceptionniste, telles que détaillées dans les offres d’emploi, incluent souvent une capacité technique et une volonté d'apprendre à utiliser de nouveaux systèmes et types de logiciels.
Une réceptionniste employée dans un cabinet médical ou dans un autre type d'établissement médical doit être en mesure de recueillir rapidement des informations potentiellement d'une importance cruciale auprès des médecins et des patients et de les transmettre de manière cohérente à d'autres parties concernées. Cette personne doit pouvoir communiquer facilement et clairement, par téléphone et en personne. Les erreurs commises par les réceptionnistes peuvent être coûteuses dans de nombreux secteurs différents. Par conséquent, le souci du détail et la capacité de saisir ou de relayer efficacement des informations sans commettre d'erreur peuvent être des qualités essentielles de la réceptionniste.