Hoe kies ik de beste afdrukbare factuur?
Het kiezen van de beste afdrukbare factuur hangt zowel af van het type factuurbehoeften dat het bedrijf heeft als van de boekhoud- en factureringsprogramma's die het bedrijf heeft. De selectie van een factuur is afhankelijk van of de factuur naar consumenten, industriële kopers of andere soorten klanten is verzonden. De selectie hangt ook af van het type product dat wordt verkocht en van het beleid van het bedrijf als geheel.
Er zijn een aantal verschillende opties voor een afdrukbare factuur. Boekhoudprogramma's en software, van geavanceerde software op maat voor uw bedrijf tot generieke zakelijke boekhoud- en boekhoudsoftware zoals Quicken, kunnen allemaal worden gebruikt om afdrukbare facturen te genereren die een bedrijf naar klanten verzendt. Een afdrukbare factuur kan ook worden geproduceerd in een Word- of tekstdocument en een standaardsjabloon die wordt opgeslagen en gebruikt door alle leden van het bedrijf. Een bedrijf kan ook een eigen factuur- of boekhoudsoftwareprogramma ontwerpen dat een eigen stuk software is dat bedrijfsspecifieke facturen genereert, hoewel dit vaak de meest kostbare manier is om afdrukbare facturen te produceren.
De sleutel om de juiste optie te kiezen voor afdrukbare facturen voor een bepaald bedrijf, is om het doel van de factuur, de ontvanger en de informatie op de factuur te bepalen. Als de factuur voor een klant is, moet de factuur professioneel zijn en bedrijfslogo's en -informatie bevatten. Details over de aankoop moeten worden opgenomen, evenals informatie over acceptabele betaalmethoden. De factuur kan ook een gelegenheid zijn om verdere producten of diensten op de markt te brengen, en speciale aanbiedingen of marketingmateriaal kunnen op de factuur worden opgenomen. Aan de andere kant, als de factuur een interne factuur is van de ene afdeling naar de andere binnen het bedrijf, moet de factuur informatie bevatten zoals interne inkoopcodes, maar kan deze anders minder formeel zijn dan een factuur die naar klanten wordt verzonden.
De door een bedrijf geselecteerde afdrukbare factuur moet ook de juiste formuliervelden bevatten, zodat alle relevante informatie kan worden opgenomen. Als een klant bijvoorbeeld regelmatig meerdere artikelen op een bepaalde factuur bestelt, moet de factuur zo worden georganiseerd dat al deze artikelen samen met de respectieve prijzen kunnen worden vermeld. Als het ongewoon is dat meerdere artikelen worden gekocht, kan een factuur met veel artikelregels er leeg en onprofessioneel uitzien en is dit misschien niet de beste keuze voor dat bedrijf.