Hur väljer jag den bästa utskrivbara fakturan?

Att välja den bästa utskrivbara fakturan beror både på typen av fakturabehov som företaget har och på de bokförings- och faktureringsprogram som företaget har på plats. Valet av en faktura varierar beroende på om fakturan skickas till konsumenter, industriköpare eller andra typer av kunder. Valet beror också på vilken typ av produkt som säljs och på företagets policyer som helhet.

Ett antal olika alternativ finns för en utskrivbar faktura. Bokföringsprogram och programvara, från sofistikerad mjukvara anpassad för ditt företag till generisk affärsredovisning och bokföringsprogramvara som Quicken, kan alla användas för att generera utskrivbara fakturor ett företag skickar till kunder. En utskrivbar faktura kan också produceras i ett Word- eller Text-dokument och en standardmall som sparas och används av alla företagets medlemmar. Ett företag kan också utforma sina egna fakturor eller bokföringsprogram som är en egen mjukvara som genererar företagsspecifika fakturor, även om detta ofta är det mest kostsamma sättet att producera utskrivbara fakturor.

Nyckeln till att välja rätt alternativ för utskrivbara fakturor för ett visst företag är att bestämma syftet med fakturan, mottagaren och den information fakturan måste innehålla. Om fakturan är för en klient, bör fakturan vara professionell och innehålla företagslogotyper och information. Information om köp som ska göras bör inkluderas samt information om acceptabla betalningsmetoder. Fakturan kan också vara en möjlighet att marknadsföra ytterligare produkter eller tjänster, och specialerbjudanden eller marknadsföringsmaterial kan inkluderas på fakturan. Å andra sidan, om fakturan är en intern faktura från en avdelning till en annan inom företaget, måste fakturan innehålla information såsom interna köpskoder, men kan annars vara mindre formell än en faktura som skickas till klienter.

Den utskrivbara fakturan som valts av ett företag måste också innehålla lämpliga formulärfält så att all relevant information kan inkluderas. Till exempel, om en kund rutinmässigt beställer flera objekt på en given faktura, bör fakturan vara organiserad så att alla dessa objekt kan listas tillsammans med respektive priser. Om det är ovanligt att flera artiklar köps kan en faktura med många artikelrader vara tom och oprofessionell och kanske inte det bästa valet för det givna företaget.