Hvordan velger jeg den beste utskriftsfakturaen?
Valg av den beste utskrivbare fakturaen avhenger både av typen fakturabehov selskapet har og av regnskaps- og faktureringsprogrammene selskapet har på plass. Valget av en faktura varierer avhengig av om fakturaen sendes til forbrukere, industrikjøpere eller andre typer kunder. Valget avhenger også av typen produkt som selges og politikken til selskapet som helhet.
Det finnes en rekke forskjellige alternativer for en utskrivbar faktura. Regnskapsprogrammer og programvare, fra sofistikert programvare tilpasset ditt selskap til generisk forretningsregnskap og bokføringsprogramvare som Quicken, kan alle brukes til å generere utskrivbare fakturaer et selskap sender til kunder. En utskrivbar faktura kan også produseres i et Word- eller Text-dokument og en standardmal som er lagret og brukt av alle medlemmene i selskapet. Et selskap kan også designe sin egen faktura eller bokføringsprogram som er et proprietært programvare som genererer selskapsspesifikke fakturaer, selv om dette ofte er den mest kostbare måten å produsere utskrivbare fakturaer på.
Nøkkelen til å velge riktig alternativ for utskrivbare fakturaer for et gitt selskap er å bestemme formålet med fakturaen, mottakeren og informasjonen fakturaen må inneholde. Hvis fakturaen er for en klient, skal fakturaen være profesjonell og inneholde firmalogoer og informasjon. Detaljer om kjøpet skal inkluderes, samt informasjon om akseptable betalingsmetoder. Fakturaen kan også være en mulighet til å markedsføre ytterligere produkter eller tjenester, og spesialtilbud eller markedsføringsmateriell kan inkluderes på fakturaen. På den annen side, hvis fakturaen er en intern faktura fra en avdeling til en annen i selskapet, må fakturaen inneholde informasjon som interne innkjøpskoder, men kan ellers være mindre formell enn en faktura sendt til klienter.
Den utskrivbare fakturaen som er valgt av et selskap, må også inneholde passende skjemafelt slik at all relevant informasjon kan inkluderes. For eksempel, hvis en kunde rutinemessig bestiller flere elementer på en gitt faktura, skal fakturaen være organisert slik at alle disse varene kan vises sammen med de respektive prisene. Hvis det er uvanlig at flere varer blir kjøpt, kan en faktura med mange varelinjer se blank og uprofesjonell ut og er kanskje ikke det beste valget for det aktuelle selskapet.