Jak si vyberu nejlepší fakturovatelnou fakturu?
Výběr nejlepší tisknutelné faktury závisí jak na typu potřeby faktury, kterou má společnost, tak na účetních a fakturačních programech, které společnost zavedla. Výběr faktury se liší v závislosti na tom, zda se faktura zasílá spotřebitelům, průmyslovým odběratelům nebo jiným typům zákazníků. Výběr závisí také na typu prodávaného produktu a na politikách společnosti jako celku.
Pro tisknutelnou fakturu existuje řada různých možností. Účetní programy a software, od sofistikovaného softwaru na míru vytvořeného pro vaši společnost až po generický software pro obchodní účetnictví a účetnictví, jako je Quicken, lze použít ke generování tisknutelných faktur, které společnost zasílá zákazníkům. Tisknutelnou fakturu lze také vytvořit v dokumentu Word nebo Text a standardní šablonu uložit a použít všichni členové společnosti. Společnost může také navrhnout vlastní program faktur nebo účetního softwaru, který je proprietárním softwarem, který generuje firemní faktury, i když je to často nejnákladnější způsob výroby faktur, které lze vytisknout.
Klíčem k výběru správné možnosti pro tisknutelné faktury pro danou společnost je určení účelu faktury, příjemce a informací, které musí faktura obsahovat. Pokud je faktura pro klienta, měla by být faktura profesionální a měla by obsahovat firemní loga a informace. Měly by být uvedeny podrobnosti o provedeném nákupu a informace o přijatelných způsobech platby. Faktura může být také příležitostí k prodeji dalších produktů nebo služeb a na faktuře mohou být zahrnuty speciální nabídky nebo marketingové materiály. Na druhé straně, pokud je faktura interní fakturou od jednoho oddělení k jinému v rámci společnosti, musí faktura obsahovat informace, jako jsou interní nákupní kódy, ale jinak může být méně formální než faktura zaslaná klientům.
Tisknutelná faktura vybraná společností musí také obsahovat příslušná pole formuláře, aby mohly být zahrnuty všechny relevantní informace. Pokud například zákazník rutinně objedná více položek na dané faktuře, měla by být faktura uspořádána tak, aby všechny tyto položky mohly být uvedeny spolu s příslušnými cenami. Pokud je neobvyklé, že se kupuje více položek, může faktura s mnoha řádky položek vypadat prázdně a neprofesionálně a nemusí být pro danou společnost tou nejlepší volbou.