Vad är grunderna i löneförberedelser?

Varje arbetsgivare, stora eller små, måste tillhandahålla regelbunden betalning av löner, provisioner och löner till sina anställda. Ett komplex jobb i USA, ett företags löneförberedelse består av ett antal olika uppgifter, inklusive verifiering av ersättningen till anställda, beräkning av inkomst och löneskatter som ska hållas tillbaka från lön och beräkning av andra belopp som ska hållas tillbaka . Även om uppenbarligen en vardaglig uppgift som är grundläggande element förblir oförändrad från en vecka till nästa, är löneförberedelserna en absolut kritisk del av varje företags framgång, eftersom problem med lönelistan leder till en dramatisk nedgång i medarbetarnas moral.

Det första elementet i korrekt löneförberedelse är att bestämma hur mycket varje anställd ska betalas. Tjänstemän är de lättaste att betala, eftersom de får samma belopp varje vecka. Timanställda registrerar vanligtvis tiden de börjar och avslutar arbetet med ett tidtagningssystem, och dessa poster används för att beräkna deras lön. En komplicerad faktor vid beräkningen av timlön är övertid, som endast betalas till timanställda men till en högre takt än deras ordinarie lön. Uppdragsanställda betalas vanligtvis på grundval av deras försäljning, vilket kräver att de relevanta försäljningssiffrorna för varje säljare lämnas till löneavdelningen i tid. Provisionsberäkningar kan vara komplicerade när säljare arbetar tillsammans om en försäljning och delar upp provisionen, liksom genom att variera provisioner för olika produkter.

Vissa arbetsgivare gör också tillägg till sina anställdas lön i form av bonusar, semesterlön, semesterlön och sjuklön, som är skattepliktiga, och återbetalning av företagskostnader, som i allmänhet inte är skattepliktiga. Andra anpassningar av anställdas lön som kan behandlas genom en lön är ersättning för flyttkostnader och betalning av bil- och bensinersättningar. Det finns också olika arrangemang för att reglera kompensationen för uppdragsgivare för att hjälpa dem att hantera extremerna av hög och låg periodisk lön som kännetecknar kompensationen för uppdragsgivare.

När inkomst för varje anställd har konstaterats måste källskatt och avdrag beräknas. Löneskatter för social trygghet, Medicare, arbetslöshet, funktionshinder och arbetstagares ersättning måste hållas tillbaka från varje lön som är föremål för lagstadgade krav och gränser, och inkomstskatter måste hållas tillbaka från lönen för alla anställda vars lön överskrider en lagstadgad tröskel. Frivilliga avdrag såsom sjukförsäkringspremier, bidrag till pensionssparekonton, flexibla utgiftskonton och andra poster måste också beräknas. En viktig del av löneförberedelserna är att bestämma vilka justeringar, oavsett om avdrag eller tillägg görs före beräkning och källskatt av inkomstskatter, och vilka som äger rum därefter. Ett fel i detta beslut kan leda till besvärliga skattekonsekvenser för den anställda.

När lönen har blivit helt förberedd måste den behandlas. Lönebehandling och -produktion har blivit en mycket automatiserad process i USA, med många löner som behandlas av tredjepartsentreprenörer. Oavsett om det sker internt eller av en tredjepartsentreprenör, genererar processen individuella papperslönecheck samt direkta insättningar till anställdas bankkonton. Dessutom inkluderar löneförberedelser skapandet av detaljerade och sammanfattande uttalanden för deponering av belopp som är nödvändiga för att täcka kontroller och direkta insättningar, liksom för skatter och andra betalningar till lämpliga myndigheter eller försäkringsbolag. De som ansvarar för löneförberedelserna måste lämna denna information till arbetsgivarens avdelning för ekonomi eller betalning, vars uppgift det är att se till att medel för att betala anställda är tillgängliga och korrekt deponerade. Behandling av en lönelista inkluderar också ackumulering av de uppgifter som är nödvändiga för företagets periodiska finansiella rapporter och för att producera anställdas redovisning vid årets slut. Varje lönelista är unik och måste vara ordentligt och noggrant förberedd innan den kan behandlas, vare sig det är internt eller av en tredje part.