Jakie są podstawy przygotowania listy płac?
Każdy pracodawca, duży lub mały, musi zapewnić okresowe wypłaty wynagrodzeń, prowizji i wynagrodzeń swoim pracownikom. Złożone zadanie w Stanach Zjednoczonych, przygotowanie listy płac w przedsiębiorstwie składa się z szeregu różnych zadań, w tym weryfikacji odszkodowania należnego pracownikom, obliczenia dochodu i podatków od wynagrodzeń, które mają być potrącone z wynagrodzenia, oraz obliczenia innych kwot do potrącenia . Chociaż pozornie przyziemne zadanie, które podstawowe elementy pozostają niezmienione z tygodnia na tydzień, przygotowanie listy płac jest absolutnie kluczowym elementem sukcesu każdej firmy, ponieważ problemy z listą płac prowadzą do dramatycznego spadku morale pracowników.
Pierwszym elementem właściwego przygotowania listy płac jest ustalenie, ile pracownik ma otrzymać. Pracownicy najemni są najłatwiejsi do zapłaty, ponieważ otrzymują tę samą kwotę co tydzień. Pracownicy godzinowi zazwyczaj rejestrują czas rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie pomiaru czasu, a te dane są wykorzystywane do obliczania wynagrodzenia. Czynnikiem komplikującym obliczanie wynagrodzenia godzinowego jest nadgodziny, wypłacane tylko pracownikom godzinowym, ale według stawki wyższej niż ich regularne wynagrodzenie. Pracownicy na zlecenie są zwykle wynagradzani na podstawie ich sprzedaży, co wymaga, aby odpowiednie dane dotyczące sprzedaży dla każdego sprzedawcy były dostarczane do działu płac w odpowiednim czasie. Obliczenia prowizji mogą być skomplikowane, gdy sprzedawcy współpracują ze sobą przy sprzedaży i dzielą prowizję, a także przez różne stawki prowizji dla różnych produktów.
Niektórzy pracodawcy dokonują również dodatków do wynagrodzenia swoich pracowników, w postaci dodatków, wynagrodzenia urlopowego, wynagrodzenia urlopowego i zasiłku chorobowego, które podlegają opodatkowaniu, a także zwrot kosztów działalności gospodarczej, które zasadniczo nie podlegają opodatkowaniu. Inne korekty wynagrodzeń pracowników, które mogą być przetwarzane za pomocą listy płac, obejmują zwrot kosztów przeprowadzki oraz wypłatę dodatków na samochód i benzynę. Istnieją również różne ustalenia regulujące wynagrodzenie zleconych sprzedawców, aby pomóc im uporać się z ekstremalnymi wysokimi i niskimi wynagrodzeniami okresowymi, które charakteryzują wynagrodzenie zleconych sprzedawców.
Po ustaleniu dochodu dla każdego pracownika należy obliczyć potrącenie i potrącenie. Podatki od wynagrodzeń z tytułu ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, bezrobocia, niepełnosprawności i odszkodowań pracowniczych muszą być potrącane z każdej płacy podlegającej ustawowym wymogom i limitom, a podatki dochodowe muszą być pobierane z wynagrodzenia wszystkich pracowników, których wynagrodzenie przekracza ustawowy próg. Należy również obliczyć dobrowolne odliczenia, takie jak składki na ubezpieczenie zdrowotne, składki na oszczędnościowe konta oszczędnościowe, elastyczne konta wydatków i inne pozycje. Ważnym elementem przygotowania listy płac jest ustalenie, które korekty, odliczenia lub uzupełnienia, mają miejsce przed obliczeniem i potrąceniem podatku dochodowego, a które następują później. Błąd w dokonywaniu tego ustalenia może prowadzić do kłopotliwych konsekwencji podatkowych dla pracownika.
Po pełnym przygotowaniu listy płac należy ją przetworzyć. Przetwarzanie i produkcja płac stała się wysoce zautomatyzowanym procesem w Stanach Zjednoczonych, a wiele list płac jest przetwarzanych przez kontrahentów zewnętrznych. Niezależnie od tego, czy odbywa się to w firmie, czy przez zewnętrznego wykonawcę, proces generuje indywidualne wypłaty papierowe, a także bezpośrednie wpłaty na konta bankowe pracowników. Ponadto przygotowanie listy płac obejmuje tworzenie szczegółowych i podsumowujących wyciągów w celu zdeponowania kwot niezbędnych do pokrycia czeków i bezpośrednich depozytów, a także w zakresie podatków i innych płatności na rzecz odpowiednich agencji rządowych lub przewoźników ubezpieczeniowych. Osoby odpowiedzialne za przygotowanie listy płac muszą przekazać te informacje działowi finansowemu lub księgowemu pracodawcy, którego zadaniem jest dopilnowanie, aby środki na opłacenie pracowników były dostępne i właściwie zdeponowane. Przetwarzanie listy płac obejmuje również gromadzenie danych niezbędnych do sporządzania okresowych sprawozdań finansowych spółki oraz do sporządzania rocznych sprawozdań podatkowych pracowników. Każda lista płac jest unikalna i musi być odpowiednio i dokładnie przygotowana, aby mogła zostać przetworzona, zarówno wewnętrznie, jak i przez stronę trzecią.