Hvad er det grundlæggende i forberedelse af lønninger?

Hver arbejdsgiver, stor eller lille, skal sørge for regelmæssig betaling af løn, provision og løn til dens ansatte. Et virksomheds komplekse job i USA, en virksomheds lønforberedelse består af en række forskellige opgaver, herunder verifikation af den kompensation, der skyldes ansatte, beregning af indkomst og lønnskat, der skal tilbageholdes fra løn, og beregning af andre beløb, der skal tilbageholdes . Selvom tilsyneladende en dagligdags opgave, der er grundlæggende elementer, forbliver uændret fra en uge til den næste, er lønforberedelse et absolut kritisk element i enhver virksomheds succes, fordi problemer med lønningslister fører til et dramatisk fald i medarbejdernes moral.

Det første element i korrekt lønforberedelse er at bestemme, hvor meget hver medarbejder skal betales. Lønnede medarbejdere er de nemmeste at betale, fordi de modtager det samme beløb hver uge. Timemedarbejdere registrerer normalt den tid, de starter og afslutter arbejdet med et tidssystem, og disse poster bruges til at beregne deres løn. En komplicerende faktor i beregningen af ​​timeløn er overarbejde, der kun betales til ansatte i timen, men til en højere sats end deres almindelige løn. Ibrugtagne ansatte betales normalt på grundlag af deres salg, hvilket kræver, at de relevante salgstal for hver sælger gives til lønningsafdelingen rettidigt. Kommissionens beregninger kan være komplicerede, når sælgere arbejder sammen om et salg og deler provisionen, samt ved at afvige provisionssatserne for forskellige produkter.

Nogle arbejdsgivere tilføjer også deres ansattes løn i form af bonusser, feriepenge, feriepenge og sykeløn, der er skattepligtige og godtgørelse af forretningsudgifter, som generelt ikke er skattepligtige. Andre justeringer af medarbejdernes løn, der kan behandles gennem en lønningsliste, er refusion af flytteudgifter og betaling af bil- og benzingodtgørelser. Der er også forskellige arrangementer, der er truffet for at regulere kompensationen for bestillede sælgere for at hjælpe dem med at håndtere ekstremiteterne af høj og lav periodisk løn, der kendetegner kompensationen for bestilte sælgere.

Når indtægterne for hver enkelt medarbejder er konstateret, skal tilbageholdelse og fradrag beregnes. Lønskatter for social sikring, Medicare, arbejdsløshed, handicap og arbejdstagerers kompensation skal tilbageholdes fra hver løn underlagt lovbestemte krav og grænser, og indkomstskatter skal tilbageholdes fra lønnen for alle ansatte, hvis løn overstiger en lovpligtig tærskel. Frivillige fradrag såsom sundhedsforsikringspræmier, bidrag til pensionsopsparingskonti, fleksible udgiftskonti og andre poster skal også beregnes. Et vigtigt element i lønforberedelserne er at bestemme, hvilke justeringer, hvad enten der er fradrag eller tillæg, der finder sted før beregning og tilbageholdelse af indkomstskatter, og hvilke der finder sted derefter. En fejl i denne beslutning kan føre til besværlige skattemæssige konsekvenser for medarbejderen.

Når lønningslisten er udarbejdet helt, skal den behandles. Lønbearbejdning og -produktion er blevet en meget automatiseret proces i USA, med mange lønningslister behandlet af tredjepartsentreprenører. Uanset om det sker internt eller af en tredjepart-entreprenør, genererer processen individuelle papirlønchecks samt direkte indbetalinger til medarbejdernes bankkonti. Derudover inkluderer forberedelse af lønninger oprettelse af detaljerede og kortfattede opgørelser for deponering af beløb, der er nødvendige til dækning af kontroller og direkte indskud, samt for skat og andre betalinger til de relevante myndigheder eller forsikringsselskaber. De, der er ansvarlige for forberedelse af lønningslisten, skal give disse oplysninger til arbejdsgiverens økonomi- eller betalingsafdeling, hvis opgave det er at sikre, at midlerne til at betale medarbejdere er tilgængelige og korrekt deponeret. Behandling af en lønningsliste inkluderer også akkumulering af de data, der er nødvendige for selskabets periodiske årsregnskaber, og til udarbejdelse af medarbejdernes årsskifteopgørelser. Hver lønningsliste er unik og skal være ordentligt og grundigt forberedt, inden den kan behandles, hvad enten det er internt eller af en tredjepart.