Was sind die Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Jeder Arbeitgeber, ob groß oder klein, muss für die regelmäßige Auszahlung von Löhnen, Provisionen und Gehältern an seine Mitarbeiter sorgen. Bei einer komplexen Aufgabe in den USA besteht die Lohn- und Gehaltsvorbereitung eines Unternehmens aus einer Reihe verschiedener Aufgaben, einschließlich der Überprüfung der Arbeitnehmerentschädigung, der Berechnung des Einkommens und der von der Entlohnung einzubehaltenden Lohn- und Gehaltssteuern sowie der Berechnung der anderen einzubehaltenden Beträge . Obwohl es sich anscheinend um eine banale Aufgabe handelt, deren Grundbestandteile von Woche zu Woche unverändert bleiben, ist die Vorbereitung der Personalabrechnung ein absolut kritisches Element für den Erfolg eines Unternehmens, da Probleme mit der Personalabrechnung zu einem dramatischen Rückgang der Arbeitsmoral der Mitarbeiter führen.

Das erste Element einer ordnungsgemäßen Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, zu bestimmen, wie viel jeder Mitarbeiter zu zahlen hat. Angestellte sind am einfachsten zu bezahlen, da sie jede Woche den gleichen Betrag erhalten. Stündliche Mitarbeiter erfassen im Allgemeinen die Zeit, zu der sie die Arbeit an einem Zeitnehmungssystem beginnen und beenden, und diese Aufzeichnungen werden zur Berechnung ihres Entgelts verwendet. Ein komplizierter Faktor bei der Berechnung des Stundenlohns sind Überstunden, die nur an Stundenbeschäftigte gezahlt werden, jedoch mit einem höheren Satz als deren reguläres Gehalt. Die Vergütung von beauftragten Mitarbeitern erfolgt in der Regel auf der Grundlage ihres Umsatzes. Dies setzt voraus, dass die relevanten Verkaufszahlen für jeden Verkäufer der Personalabteilung rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Provisionsberechnungen können kompliziert sein, wenn Verkäufer bei einem Verkauf zusammenarbeiten und die Provision aufteilen, sowie wenn unterschiedliche Provisionssätze für verschiedene Produkte gelten.

Einige Arbeitgeber erhöhen das Entgelt ihrer Arbeitnehmer in Form von steuerpflichtigen Prämien, Urlaubsgeldern, Urlaubsgeldern und Krankengeldern sowie Erstattungen von Geschäftsausgaben, die im Allgemeinen nicht steuerpflichtig sind. Weitere Anpassungen des Arbeitnehmerentgelts, die möglicherweise über eine Gehaltsabrechnung abgewickelt werden, sind die Erstattung von Umzugskosten und die Zahlung von Auto- und Benzinpauschalen. Es gibt auch verschiedene Vorkehrungen, um die Vergütung von beauftragten Verkäufern zu regulieren, um sie bei der Bewältigung der Extreme von hohen und niedrigen periodischen Gehältern zu unterstützen, die die Vergütung von beauftragten Verkäufern kennzeichnen.

Sobald das Einkommen für jeden Mitarbeiter ermittelt wurde, müssen Quellensteuer und Abzüge berechnet werden. Lohnsteuern für Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosigkeit, Invalidität und Arbeitnehmerentschädigung sind von jedem Arbeitsentgelt einzubehalten, sofern dies den gesetzlichen Anforderungen und Grenzen entspricht, und Einkommensteuern müssen von dem Arbeitsentgelt aller Arbeitnehmer einbehalten werden, deren Arbeitsentgelt eine gesetzliche Schwelle überschreitet. Freiwillige Abzüge wie Krankenkassenprämien, Beiträge zu Alterssparkonten, flexible Ausgabenkonten und andere Posten müssen ebenfalls berechnet werden. Ein wichtiges Element der Lohn- und Gehaltsvorbereitung besteht darin, zu bestimmen, welche Anpassungen, ob Abzüge oder Ergänzungen, vor der Berechnung und Einbehaltung der Einkommenssteuern und welche danach vorgenommen werden. Ein Fehler bei dieser Bestimmung könnte zu störenden steuerlichen Konsequenzen für den Arbeitnehmer führen.

Sobald die Abrechnung vollständig vorbereitet wurde, muss sie verarbeitet werden. Die Verarbeitung und Produktion von Gehaltsabrechnungen ist in den Vereinigten Staaten zu einem hoch automatisierten Prozess geworden, bei dem viele Gehaltsabrechnungen von Fremdfirmen verarbeitet werden. Unabhängig davon, ob dies im eigenen Unternehmen oder von einem Drittunternehmer durchgeführt wird, generiert der Prozess individuelle Gehaltsschecks in Papierform sowie direkte Einzahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeiter. Darüber hinaus umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung die Erstellung detaillierter und zusammenfassender Abrechnungen für die Hinterlegung von Beträgen, die zur Deckung der Schecks und direkten Einlagen erforderlich sind, sowie für Steuer- und andere Zahlungen an die zuständigen Regierungsbehörden oder Versicherungsträger. Die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Verantwortlichen müssen diese Informationen der Finanz- oder Kreditorenabteilung des Arbeitgebers zur Verfügung stellen, deren Aufgabe es ist, sicherzustellen, dass die Gelder für die Bezahlung der Mitarbeiter verfügbar und ordnungsgemäß hinterlegt sind. Die Verarbeitung einer Gehaltsabrechnung umfasst auch das Sammeln der Daten, die für den Jahresabschluss des Unternehmens und für die Erstellung der Steuererklärungen zum Jahresende der Mitarbeiter erforderlich sind. Jede Gehaltsabrechnung ist einzigartig und muss ordnungsgemäß und gründlich vorbereitet werden, bevor sie intern oder von Dritten verarbeitet werden kann.