Was ist eine regelmäßige Bestandsaufnahme?
Eine periodische Bestandsaufnahme, die auch als Zykluszählung bezeichnet wird, ist der Vorgang, bei dem in bestimmten Intervallen während des Steuer- oder Kalenderjahres eine physische Zählung aller in einer Bestandsaufnahme enthaltenen Artikel durchgeführt wird. Die Idee hinter dieser Art von Aktivität besteht darin, Probleme mit dem Inventar zu identifizieren und die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen, um den Gesamtwert des Inventars genau zu halten. Mit dieser Art von Aktivität kann auch festgestellt werden, ob die aktuellen Ausstellungsprozesse ordnungsgemäß funktionieren und ob Verschiebungen in den Bestellprozessen erforderlich sind, um die richtigen Mengen bestimmter Artikel auf Lager zu halten.
Der Prozess der Durchführung einer regelmäßigen Bestandsaufnahme beginnt mit der Bewertung der aktuellen Anzahl der Artikel, die voraussichtlich auf Lager sind. Dies wird erreicht, indem der in den Inventarlisten aufgeführte Betrag mit dem physischen Bestand in den Bereichen verglichen wird, in denen das Inventar geführt wird. Bei Abweichungen werden die Unterschiede notiert. Auf diese Weise können die Auflistungen so korrigiert werden, dass sie die physische Anzahl widerspiegeln. Dieser Vorgang wird normalerweise als Bestandsabgleich bezeichnet.
Viele Unternehmen verwenden die Methode der regelmäßigen Bestandsaufnahme, um Bestandsaufzeichnungen zu führen. Unternehmen stören den Prozess häufig, sodass alle sechs bis acht Wochen ein Teil des Gesamtbestands physisch gezählt wird. Je nach Komplexität der Aufgabe können größere Unternehmen monatliche Inventuren durchführen. Beispielsweise protokollieren Textilunternehmen häufig Geräte und Teile, die in einem Inventar geführt werden, in sogenannten Materialcodes. Etwa alle sechs Wochen wird eine ausgewählte Anzahl von Materialcodes inventarisiert, sodass im Laufe des Jahres alle Codes physisch gezählt werden können. Zusammen mit diesen periodischen Zählungen wird auch eine vollständige jährliche Inventur durchgeführt, normalerweise erst am Ende des Geschäftsjahres des Unternehmens.
Manchmal wird ein periodischer Inventuransatz verwendet, anstatt Echtzeitaufzeichnungen von Einnahmen und Auszahlungen aus einer Inventur zu führen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Viele Unternehmen führen konstante Aufzeichnungen und verwenden das regelmäßige Inventar, um möglicherweise auftretende Fehler zu isolieren, z. B. das Nichterfassen einer Auszahlung aus dem Inventar. Durch regelmäßige Durchführung der physischen Zählung ist es möglich, die Unterschiede zu identifizieren, möglicherweise die Ursache des Problems zu ermitteln und Änderungen vorzunehmen, die ein erneutes Auftreten derselben Umstände verhindern. Als ein zusätzlicher Vorteil ermöglicht das periodische Inventar auch die genaue Berechnung von Steuern, die möglicherweise auf den Wert des Gesamtinventars angewendet werden.