Wat is periodieke inventaris?
Ook bekend als een cyclustelling, is een periodieke inventarisatie het proces van het uitvoeren van een fysieke telling van alle items in een inventaris met specifieke intervallen tijdens het belasting- of kalenderjaar. Het idee achter dit type activiteit is om eventuele problemen met de inventaris te identificeren en de nodige correcties aan te brengen om de totale waarde van de inventaris nauwkeurig te houden. Dit type activiteit maakt het ook mogelijk om te bepalen of de huidige uitgifteprocessen goed werken en of er verschuivingen in bestelprocessen nodig zijn om de juiste hoeveelheden specifieke artikelen op voorraad te houden.
Het proces van het uitvoeren van een periodieke inventaris begint met het beoordelen van het huidige aantal van elk artikel dat op voorraad zou moeten zijn. Dit wordt beheerd door het bedrag op de inventarislijsten te vergelijken met wat fysiek aanwezig is in de gebieden waar de inventaris wordt bijgehouden. Als er een afwijking is in de twee figuren, worden notaties gemaakt van het verschil. Dit maakt het mogelijk om de overzichten te corrigeren om de fysieke telling weer te geven, een proces dat gewoonlijk inventarisafstemming wordt genoemd.
Veel bedrijven gebruiken de periodieke voorraadmethode als middel om voorraadregisters bij te houden. Bedrijven breken het proces vaak af, zodat een deel van de totale inventaris fysiek elke zes tot acht weken wordt geteld. Grotere bedrijven kunnen ervoor kiezen om maandelijkse inventarissen uit te voeren, afhankelijk van de complexiteit van de taak. Textielbedrijven loggen bijvoorbeeld vaak apparatuur en onderdelen in een inventaris bij in zogenaamde materiaalcodes; om de zes weken wordt een geselecteerd aantal materiaalcodes geïnventariseerd, waardoor het mogelijk wordt om alle codes in de loop van het jaar fysiek te tellen. Naast deze periodieke tellingen wordt ook een volledige jaarlijkse inventaris opgesteld, normaal gesproken pas aan het einde van het boekjaar van de onderneming.
Hoewel een periodieke inventarisbenadering soms wordt gebruikt in plaats van het bijhouden van realtime gegevens over ontvangsten en betalingen uit een inventaris, is dat niet altijd het geval. Veel bedrijven houden een constante administratie bij en gebruiken de periodieke inventaris om fouten die zich kunnen voordoen te isoleren, zoals het niet registreren van een betaling uit de inventaris. Door de fysieke telling regelmatig uit te voeren, is het mogelijk om de verschillen te identificeren, mogelijk de oorzaak van het probleem te achterhalen en wijzigingen aan te brengen die een herhaling van dezelfde omstandigheden voorkomen. Als bijkomend voordeel maakt de periodieke inventarisatie het ook mogelijk om eventuele belastingen die van toepassing kunnen zijn op de waarde van de totale inventaris nauwkeurig te berekenen.