Wat is federale inkoop?
Federale inkoop is het proces dat door nationale overheden wordt gebruikt om goederen en diensten te kopen of leasen. Specifieke procedures kunnen per land verschillen, maar de doelstellingen voor het inkoopbeleid zijn zeer vergelijkbaar. Deze doelen zijn om de concurrentie te vergroten door eerlijke toegang te bieden aan potentiële bieders, de waarde te maximaliseren die wordt ontvangen door de besteding van publieke middelen en het bevorderen van een verantwoord gebruik van middelen.
In de Verenigde Staten wordt het federale inkoopbeleid bepaald door wetgevende actie en door aanbevelingen van het Office of Federal Procurement Policy, een onderafdeling van het Office of Management and Budget, opgericht in 1974. Dat beleid wordt gepubliceerd in de Federal Acquisition Regulation (FAR) , die gezamenlijk wordt uitgegeven door het Ministerie van Defensie (DoD), de Algemene Dienstenadministratie (GSA) en de Nationale Luchtvaart- en Ruimtevaartadministratie (NASA). De FAR is niet alleen van toepassing op rechtstreekse aankopen door de overheid, maar ook op aankopen door federale subsidieontvangers. Periodieke audits genaamd contractor procurement system reviews worden uitgevoerd bij federale contractanten en verlenen ontvangers om de naleving van de federale regelgeving te verzekeren.
Federale aanbestedingen vereisen in het algemeen concurrerende biedingen op contracten die een bepaalde monetaire drempel overschrijden. In deze gevallen wordt een aanvraag voor een voorstel (RFP) uitgegeven met specifieke richtlijnen en worden biedingen ter beoordeling ingediend. Het contract wordt meestal gegeven aan de bieder die aan alle vereiste specificaties tegen de laagste prijs kan voldoen. Uitzonderingen op dit beleid kunnen voorkomen in gevallen waarin slechts één leveringsbron bestaat, of wanneer een leverancier heeft bewezen veel beter te presteren dan de andere.
In Canada is de overheidsinstantie die primair verantwoordelijk is voor federale inkoop de Public Works Government Services Canada (PWGSC). Een wet die in 2005 werd aangenomen, creëerde een lijst met vooraf goedgekeurde leveranciers voor permanente opdrachten, die de inkoop omvat van een aantal van de meest gekochte activa, waaronder auto's, brandstof, kantoorbenodigdheden en professionele diensten. Als de aankoop de geldwaarden overschrijdt die voor verschillende categorieën zijn ingesteld, opent de PWGSC de aanbesteding voor het biedproces en maakt deze reclame via de elektronische aanbestedingsdienst van de overheid. Deze stap kan alleen worden omzeild in gevallen waarin een levensbedreigende situatie bestaat, de nationale veiligheid in gevaar kan worden gebracht, er slechts één bron beschikbaar is voor het product of voor items die onder de monetaire limieten vallen.
De meeste Europese landen hebben vergelijkbare federale inkoopvereisten en -processen. Leden van de Europese Gemeenschap (EG) moeten echter ook aanbestedingsvoorschriften implementeren die voldoen aan het EG-aankoopbeleid. Dit beleid omvat non-discriminatie tussen lidstaten in het inkoopproces en eisen dat leveranciers voldoen aan bepaalde normen voor milieuduurzaamheid. Contracten die betrekking hebben op defensie of nationale veiligheid zijn niet onderworpen aan EG-voorschriften.
In Australië geeft de minister van Financiën Commonwealth Procurement Guidelines (CPG's) uit, waarin de Australische federale inkoopvereisten worden beschreven. Net als Canada heeft Australië lijsten met goedgekeurde leveranciers, CUA's genaamd, ontwikkeld voor de aankoop van een breed scala aan goederen, variërend van stationaire goederen en benodigdheden tot tijdelijke arbeid. In de meeste regio's zijn overheidsinstanties verplicht een CUA te gebruiken als deze bestaat voor de producten die worden gekocht. Grotere contracten waarvoor een open biedingsproces is vereist, worden geadverteerd op een elektronisch systeem genaamd AusTender.