Wat is een betaalrekening?
Ook bekend als een overdrachtsrekening, is een boekhoudrekening een speciaal type account dat helpt bij het identificeren en volgen van veranderingen in de boekwaarde of boekwaarde van bepaalde soorten activa, zoals onroerend goed. Meestal wordt het gevonden bedrag op deze rekeningen overgedragen van de ene periode naar de volgende. Dit geldt met name voor budgettoewijzingen die zijn gekoppeld aan bepaalde doeleinden, zoals de verwerving van materialen die voortdurend nodig zijn. In dit scenario vervalt het saldo van de boekhouding niet aan het einde van een periode, maar wordt het overgedragen naar de volgende periode en kan het worden gebruikt om die geautoriseerde aankopen te doen.
Een manier om de functie van een boekhouding te begrijpen, is door het jaarbudget voor een museum te overwegen. Binnen dat budget wordt een specifiek bedrag gereserveerd om het museum in staat te stellen artikelen en materialen met betrekking tot de tentoonstellingen binnen de faciliteit te kopen. Als de toegewezen middelen aan het einde van het fiscale jaar niet zijn uitgeput, worden deze resterende fondsen geboekt op een boekhouding, waardoor het mogelijk wordt dat bedrag toe te voegen aan de toewijzing van het komende fiscale jaar en die fondsen te gebruiken om geautoriseerde aankopen te doen in het nieuwe jaar. Dit in tegenstelling tot een budgettaire aanpak die eenvoudigweg het ongebruikte deel van de toewijzing terugbrengt naar een algemene pool, waarbij de fondsen worden herverdeeld als operationeel overschot voor de begroting voor het nieuwe jaar.
Een van de voordelen van een boekhoudrekening is de mogelijkheid om geautoriseerde aankopen te blijven doen, zelfs als de totale toewijzing niet is uitgeput aan het einde van een budgettermijn. Dit kan met name handig zijn als een probleem de goedkeuring van een nieuw operationeel budget en de toewijzing van een nieuw jaar aan het betreffende regelitem zou vertragen. Aangezien de resterende middelen in de begroting van het voorgaande jaar toch moeten worden overgedragen, kunnen ze redelijkerwijs worden gebruikt voor het beoogde doel tijdens deze tussentijdse periode.
De boekhouding kan worden gebruikt met een aantal toepassingen waarbij de boekwaarde van verschillende activa wordt gevolgd. Deze boekhoudkundige benadering helpt bij het identificeren en registreren van de afschrijvingen of amortisatie die aan bepaalde soorten activa zijn verbonden. Een boekhouding is ook handig bij obligaties om op de hoogte te blijven van de te betalen obligaties en de uitgiftekosten die aan de obligaties zijn verbonden, en om de boekwaarde van onroerend goedbezit van de ene periode tot de volgende te volgen.