Wat is elektronische archivering?
Elektronisch indienen, ook wel e-file genoemd, is het alternatief voor het indienen van papieren belastingformulieren. Het is vaak een voorkeursmethode omdat belastingbetalers een snellere bevestiging van ontvangen belastingformulieren kunnen krijgen, evenals snellere terugbetalingsbetalingen. Elektronisch archiveren is vaak nauwkeuriger dan het retourneren van papier omdat software wordt gebruikt om berekeningen uit te voeren, waardoor menselijke fouten worden voorkomen. Lokale en nationale belastinginstanties, zoals de Internal Revenue Service, stimuleren en accepteren belastingformulieren die elektronisch zijn ingediend, evenals online betalingen van verschuldigde belastingen. Deze bureaus bieden vaak methoden op hun websites om e-file belastingen gratis.
De mogelijkheid om op elk gewenst moment belasting in te dienen, is vaak aantrekkelijk voor belastingbetalers, vooral als de deadlines voor de belastingaangifte op handen zijn. Elektronisch indienen is meestal zeven dagen per week en op elk uur beschikbaar voor belastingbetalers. Het alternatief is dat belastingbetalers papieren retourzendingen versturen. Als u dit vaak doet, moet u de retourzending op een bepaald tijdstip verzenden om de juiste postzegeldatum te ontvangen. In dit scenario is er geen mogelijkheid om een snelle bevestiging van de belastingdienst te ontvangen dat de belastingen zijn ontvangen en dat de formulieren correct zijn ingevuld. Wanneer belastingbetalers e-bestanden verzenden, worden ze vaak op de hoogte gebracht van fouten en de noodzaak om belastingformulieren opnieuw in te dienen.
Belastingbetalers kunnen aangiften rechtstreeks e-mailen bij de belastingdienst of met behulp van een belastingdienst. Accountants in een klein bedrijf kunnen bijvoorbeeld namens een zelfstandige of een bedrijfsbelastingbetaler belastingen opstellen en elektronisch indienen, mits ze een geautoriseerde aanbieder zijn. Belastingbetalers die aan bepaalde minimumvereisten voldoen en die persoonlijke belastingformulieren moeten indienen, kunnen profiteren van vrijwillige inkomstenbelastingbijstand, die gratis belastingen kan voorbereiden en e-bestanden kan indienen. Er is ook webgebaseerde en desktop-belastingsoftware die mensen kunnen betalen en gebruiken om zelf belastingen voor te bereiden en te e-fileen. De meeste softwareprogramma's begeleiden de belastingbetaler stap voor stap door de benodigde formulieren voor te bereiden en op verzoek van de belastingbetaler stuurt het programma de belastingen per e-mail naar de juiste belastingdienst.
Wanneer belastingbetalers hun belastingen elektronisch indienen, kunnen ze er vaak voor kiezen om een directe aanbetaling van belastingteruggaven te ontvangen of verschuldigde belastingen te betalen met behulp van een automatische incasso. Belastingbetalingen hoeven vaak niet tegelijk met elektronisch indienen te worden ingediend, tenzij de belastingen onmiddellijk opeisbaar zijn. Anders kan een belastingbetaler formulieren afzonderlijk betalen en indienen. Als de belastingen verschuldigd zijn, is het in het voordeel van de belastingbetaler om e-bestanden te ontvangen om de betalingen op tijd binnen te krijgen en boetes te voorkomen.