Vad är elektronisk arkivering?
Elektronisk arkivering, även kallad e-fil, är alternativet till arkiveringspappersformulär. Det är ofta en föredragen metod eftersom skattebetalarna kan få en snabbare bekräftelse av mottagna skatteformulär samt snabbare återbetalningar. Elektronisk arkivering är ofta mer exakt än pappersretur eftersom programvara används för att utföra beräkningar, vilket hjälper till att eliminera mänskliga fel. Lokala och nationella skattebyråer, såsom Internal Revenue Service, uppmuntrar och accepterar skatteformulär som lagts in elektroniskt såväl som online betalningar av eventuella skyldiga skatter. Dessa byråer tillhandahåller ofta metoder på sina webbplatser för att e-arkivera skatter gratis.
Möjligheten att lämna skatter när som helst är ofta tilltalande för skattebetalarna, särskilt om skatteredovisningsfristerna är nära förestående. Elektronisk arkivering är vanligtvis tillgänglig för skattebetalarna sju dagar i veckan när som helst. Alternativet är för skattebetalarna att skicka pappersretur. Att göra det kräver ofta att returen skickas vid en viss tidpunkt för att få rätt poststämpeldatum. I det här scenariot finns det ingen möjlighet att få en snabb bekräftelse från skattebyrån om att skatterna har mottagits och formulärerna var korrekt ifyllda. När skattebetalarna e-filen meddelas de ofta om fel och behovet av att skicka skatteformuläret på nytt.
Skattebetalarna kan e-arkivera avkastningar direkt med skattebyråerna eller med hjälp av en skatteförberedande tjänst. Till exempel kan småföretagens revisorer förbereda och e-arkivera skatter för egenföretagares eller företagens skattebetalare för en avgift, så länge de är en auktoriserad leverantör. Skattebetalare som uppfyller vissa minimikrav och som behöver lämna in personliga skatteformulär kan dra nytta av frivillig inkomstskattassistans, som kan förbereda och e-arkivera skatter gratis. Det finns också webbaserad och stationär skattemjukvara som människor kan betala för och använda för att förbereda och e-arkivera skatter på egen hand. De flesta mjukvaruprogram klarar skattebetalaren genom att förbereda nödvändiga formulär steg för steg, och på skattebetalarens begäran, e-arkiverar programmet skatterna med lämpliga skattebyråer.
När skattebetalarna e-arkiverar sina skatter kan de ofta välja att få en direkt insättning av skatteåterbetalningar eller betala skatter som är skyldiga med en direktavskrivning. Skattebetalningar krävs ofta inte att skickas in vid samma tidpunkt för elektronisk arkivering om inte skatterna omedelbart förfaller. Annars kan en skattebetalare betala och arkivera blanketter separat. Om skatten förfaller är det till skattebetalarens fördel att e-arkivera för att få in betalningarna i tid och undvika påföljder.