Jak rozpocząć działalność związaną z planowaniem imprez?
Rozpoczęcie działalności związanej z planowaniem imprez może być łatwe, przy niewielkich nakładach finansowych, ponieważ większość klientów zapłaci przynajmniej część rachunku z góry. Właściciel firmy powinien zdecydować, jakiego rodzaju stron chce zaplanować i musi zrozumieć, co jest wymagane od każdego rodzaju strony. Chociaż właściciel firmy planującej imprezę nie jest zobowiązany do noszenia materiałów eksploatacyjnych, musi on wiedzieć, jakie materiały są potrzebne dla każdej ze stron i gdzie je zdobyć. Strony prawie zawsze mają jedzenie, a organizator imprezy musi wiedzieć, jak obsłużyć różne rodzaje imprez. Ustalenie opłat i cen ułatwi organizatorowi imprez tworzenie standardowych planów i dowie się, co pobierać za niestandardowe imprezy.
Istnieje wiele różnych rodzajów stron, a firma zajmująca się planowaniem imprez może skoncentrować się na konkretnym typie imprezy lub kilku typach. Na przykład są przyjęcia urodzinowe dla dzieci, wieczory kawalerskie, wesela i imprezy związane z wydarzeniami religijnymi. Oprócz wiedzy na temat rodzaju imprezy lub imprez, które mają się specjalizować, organizator imprez musi mieć również pojęcie o tym, co jest zaangażowane w te imprezy, w tym rozrywkę, aby mógł opracować standardowe plany imprez.
Strony często wymagają rozrywki, więc właściciel firmy planującej imprezę musi wiedzieć, skąd wziąć sprzęt rozrywkowy. Na przykład, jeśli on lub ona planuje przyjęcia urodzinowe dla dzieci, wtedy wiedza o tym, jak wynająć klauna i wynająć nadmuchiwany zamek i zbiorniki helu, będzie prawdopodobnie niezbędna. Organizator imprezy może wypożyczyć sprzęt, który będzie kosztował więcej, lub własny sprzęt, który będzie wymagał początkowej inwestycji. Większość planistów imprez wynajmuje sprzęt, dopóki firma nie odniesie sukcesu, a on lub ona ma pieniądze na zakup sprzętu.
Oprócz rozrywki imprezy potrzebują jedzenia. Przydatny może być właściciel firmy planującej imprezę, który pełni funkcję szefa kuchni, ale zdarza się to rzadko. Podobnie jak w przypadku sprzętu rozrywkowego, organizator imprez powinien zapoznać się z piekarniami, usługami gastronomicznymi i wszelkimi innymi firmami spożywczymi, które wytwarzają jedzenie odpowiednie dla niszy organizatora imprez.
Tworzenie cen i opłat dla klientów stanowi dużą część każdej firmy, szczególnie w firmach usługowych, w których zamówienia niestandardowe są powszechne. Właściciel firmy planującej imprezę musi wiedzieć, ile kosztują jedzenie i rozrywkę, zanim sporządzi cennik, ponieważ nieznajomość tych liczb może spowodować, że planista imprezy nie doceni lub przeszacuje koszty. Planiści powinni również zdecydować, czy chcą pobierać zryczałtowaną opłatę za swoje usługi, czy też będą naliczać procent całkowitego kosztu imprezy. W pierwszym przypadku planista imprezy może pobierać na przykład 100 USD (USD) niezależnie od ceny imprezy; w tym drugim przypadku planista może obciążyć na przykład 5 procent całkowitego rachunku. Jeśli rachunek wyniesie 1000 USD, to on lub ona doda 5 procent do tej sumy, a to będzie jego lub jej zysk.