Jakie są różne zadania menedżera rekordów?
Zarządzanie aktami obejmuje przechowywanie, klasyfikację i archiwizację ważnych dokumentów i informacji związanych z działalnością firmy lub organizacji. Istnieje wiele różnych rodzajów zadań menedżera rekordów, ponieważ praca ta jest niezbędna w wielu dziedzinach. Podobnie różne prace mogą wymagać różnych specjalizacji. Niektóre posty proszą, by osoby korzystały z oprogramowania komputerowego do przechowywania i zabezpieczania zapisów, podczas gdy inne mogą wymagać wiedzy niezbędnej do sklasyfikowania legalności dokumentów fizycznych. Oferty pracy menedżera rekordów można znaleźć w branży medycznej, bibliotekach, uniwersytetach i wielu innych dziedzinach.
W dziedzinie medycyny praca menedżera dokumentacji często wymaga znajomości terminologii medycznej. Mogą również potrzebować ogólnej wiedzy na temat procedur medycznych i procesów płatności medycznych. Tego rodzaju praca zwykle wymaga od specjalistów przechowywania zarówno dokumentów fizycznych, jak i dokumentów elektronicznych.
Wiele osób, które zajmują stanowiska kierownika dokumentacji, ma doświadczenie w nauce bibliotek. W takich przypadkach profesjonaliści mogą być zainteresowani książkami i dziełami sztuki. Niektórzy menedżerowie dokumentacji w tego rodzaju dziedzinach mają również zdolność do identyfikowania legalności niektórych dzieł i mogą również być w stanie organizować dokumenty, książki, a nawet dzieła sztuki według czynników, takich jak daty i przedmiot prac.
Uniwersytety często bardzo potrzebują menedżerów dokumentacji. W tych kontekstach zadania menedżera rekordów wymagają, aby specjaliści byli zobowiązani do przechowywania i organizowania informacji, takich jak transkrypcje studentów i wykładowców, akta zatrudnienia oraz materiały wymagane do przyjęcia lub zatrudnienia. Specjaliści ci mogą być również odpowiedzialni za wysyłanie wymaganych informacji do stron, które zażądały pewnych rodzajów danych, takich jak dowód dyplomu lub zatrudnienia. Menedżerowie dokumentacji na uniwersytetach często są odpowiedzialni za zrozumienie, kiedy i w jaki sposób niektóre dokumenty mogą zostać przesłane do stron, które o nie poprosiły.
W wielu przypadkach menedżerowie rekordów są odpowiedzialni za tworzenie i utrzymanie systemów organizacji i przechowywania. Różne konteksty mają różne potrzeby, dlatego często oczekuje się, że menedżer zapisu będzie rozumiał określoną dziedzinę. Na przykład specjaliści od zarządzania dokumentacją w dziedzinie medycyny mogą być zobowiązani do przechowywania historii medycznych pacjentów w logiczny sposób, który umożliwia łatwe wyszukiwanie. Podobnie może zostać poproszony o zrozumienie, kto może przeglądać lub żądać tych informacji.
Chociaż nie wszystkie zadania menedżera rekordów wymagają znajomości obsługi komputera, umiejętność przejścia na zapisy elektroniczne stała się powszechna. W niektórych przypadkach zapisy fizyczne i elektroniczne mogą być przechowywane. Wiele organizacji wymaga, aby menedżerowie rekordów mogli fizycznie przechowywać rekordy, jednocześnie korzystając z elektronicznego systemu archiwizacji, który może katalogować lokalizację, datę pobrania i inne odpowiednie dane.