Co robi profesjonalny planista wydarzeń?
Profesjonalny planista wydarzeń to mężczyzna lub kobieta, którzy organizują, konfigurują i zarządzają różnymi wydarzeniami i spotkaniami firmowymi, publicznymi i prywatnymi. Znajduje odpowiednie miejsca, negocjuje dni, godziny i stawki oraz określa zapotrzebowanie na jedzenie, napoje, stoły i sprzęt. Wielu planistów wydarzeń faktycznie bierze udział w zjazdach, spotkaniach lub koncertach, które organizują, aby zapewnić, że wszystkie potrzeby uczestników zostaną spełnione. Specjalista może być zatrudniony przez firmę planistyczną, wewnętrzny komitet firmy lub prowadzić niezależną firmę.
Dużo czasu i wysiłku należy włożyć w planowanie dużej imprezy. Wiele firm, agencji rządowych i organizacji po prostu nie ma czasu, doświadczenia i zasobów, aby zorganizować spotkanie wysokiej jakości. Profesjonalny planista wydarzeń może odciążyć klientów i firmy od stresu, biorąc na siebie wszystkie obowiązki związane z planowaniem i realizacją konwencji. Zazwyczaj ma on podstawowe pojęcie o tym, o co chodzi w danym wydarzeniu, w tym o tym, dlaczego ma ono miejsce, informacje o budżecie i liczbę osób, które będą obecne. Następnie planista wydarzeń wyszukuje najlepsze miejsca, negocjuje stawki oraz ustala daty i godziny.
W zależności od rodzaju spotkania profesjonalny planista wydarzeń może potrzebować zorganizować usługi cateringowe, rozrywkowe lub specjalne wyposażenie, takie jak mikrofony, nagrywarki wideo i projektory na seminaria i konferencje. Po zaplanowaniu wszystkiego planista wydarzeń nadzoruje układ krzeseł, stołów i dekoracji oraz zarządza innymi zadaniami przygotowawczymi na miejscu. Często bierze udział w wydarzeniach, upewniając się, że jedzenie i napoje nie są na wyczerpaniu, a ich klienci są zadowoleni z pracy.
Wielu planistów wydarzeń pracuje dla dużych firm planistycznych, w których zwykle wyznaczane są określone zadania, takie jak ustalanie stawek lub znajdowanie odpowiednich lokalizacji. Samozatrudniony profesjonalny planista imprez często jednak przejmuje wszystkie związane z tym obowiązki, w tym promocję, marketing, finansowanie i nadzorowanie wydarzeń. Praca może być gorączkowa, chociaż doświadczony profesjonalista podejmuje wszelkie środki ostrożności i kroki przygotowawcze niezbędne, aby upewnić się, że wszystko działa płynnie.
Nie ma ustalonych wymagań, aby zostać profesjonalnym planistą wydarzeń, choć wiele osób posiada stopnie naukowe lub licencjackie z zarządzania przedsiębiorstwem, public relations, komunikacji lub finansów. Wiele organizacji krajowych oferuje członkostwo i dobrowolne testy certyfikacyjne organizatora imprez, które mogą pomóc profesjonalistom poprawić jego kwalifikacje i szanse na znalezienie pracy. Certyfikacja jest szczególnie ważna dla planistów pracujących na własny rachunek, aby klienci mieli pewność, że mają do czynienia z profesjonalistami.