Hvad gør en kontraktskoordinator?
Mange virksomheder beder andre virksomheder om at levere produkter eller tjenester, der er essentielle for driften af virksomheden. F.eks. Kan et advokatfirma kræve en fotokopiselskabs tjenester, når de har store mængder kopiering. En kontraktskoordinator hjælper med at finde det rigtige firma til at levere et produkt eller en service. Hun kan også forhandle en kontrakt mellem to eller flere virksomheder. Derudover kan en kontraktskoordinator sørge for, at kontraktbetingelserne følges, og at ingen af parterne har overtrådt kontrakten.
En af kontraktens koordinatorers første opgaver kan være at finde et firma, der kan levere de nødvendige varer eller tjenester. F.eks. Kan koordinatoren for et advokatfirma, der leder efter et fotokopieringsfirma, tale med flere repræsentanter fra forskellige kopifirmaer for at se, om de kan håndtere store mængder kopier og en hurtig omdrejningstid. På dette tidspunkt kan kontraktkoordinatoren også begynde at diskutere priser.
Når et firma er valgt, kan kontraktkoordinatoren forhandle kontrakten; hun kan også indstille betingelserne for kontrakten, skitsere alle forventninger og sætte de betingelser, der vil få kontrakten til at afslutte. I mange tilfælde gennemgås kontrakten af en advokat eller en øverste ledelsesperson før den er færdigbehandlet.
Når kontrakten er underskrevet af begge parter, er kontraktkoordinatoren normalt ansvarlig for at opretholde kontrakten. Hun kontrollerer muligvis for at sikre, at tjenesterne eller produktet er af den forventede kvalitet. Hun kan også se, at kontraktbetingelserne opretholdes. Hvis ikke, kan hun beslutte at opsige kontrakten, specielt hvis der er vilkår inden for kontrakten, der tillader hende at gøre det. For eksempel, hvis et advokatfirma konsekvent er bekymret for kvaliteten af de kopier, som det kontraherede kopiserviceselskab har lavet, eller hvis der ofte mangler frister, kan kontraktkoordinatoren have grund til at opsige kontrakten.
Mange gange arbejder kontraktkoordinatoren med ledere i en lang række virksomheder. Hun kan muligvis samarbejde med ledere i sit eget firma for at logge på de kontrakter, hun har indgået, samt med ledere af andre virksomheder, når hun forhandler om kontraktbetingelserne. I alt skal hun have gode kommunikationsevner og være i stand til at analysere en lang række forretningskontrakter.