Hvad gør en mødeplanlægger?
En mødeplanlægger håndterer alle detaljerne før og under forretningsmøder eller konventioner. Mødeplanlæggere beslutter placeringer til møder og foretager alle bookinger. De booker ikke kun mødelokalet, men arrangerer foredragsholdere og cateringfirmaer. Planlæggere skal sørge for, at alt det nødvendige audiovisuelt og computerudstyr er på mødestedet til tiden og fungerer korrekt. En mødeplanlægger deltager i mødet for at hilse deltagere og håndtere eventuelle problemer samt for at distribuere og indsamle deltagerkommentar.
Opfølgning af møderesultater er en vigtig del af at være mødeplanlægger, og mange planlæggere uddeler kommentarkort til de deltagende. Gode planlæggere forsøger altid at forbedre deres færdigheder. Kommentarer fra deltagere på mødet kan hjælpe planlæggeren med at finde problemer, som han eller hun ikke bemærkede, så forhåbentlig ikke de samme fejl gentages på fremtidige møder.
Formålet med mødet skal huskes af en planlægger, da han eller hun foretager alle arrangementerne for arrangementet. Hvis der for eksempel blev afholdt et virksomhedsmøde med det primære formål at introducere et nyt firmaprodukt til seniorledere, ville planlæggeren forsøge at finde talere, der var mest vidende om emnet. Afhængig af produktet kan han eller hun også arrangere, at produkterne distribueres af en assistent på det passende tidspunkt under mødet. Ved arrangementet kan en mødeplanlægger introducere talere på en platform eller scene.
Mødeplanlæggere skal sørge for, at alle arrangementer for arrangementer passer inden for det budget, der er tildelt dem. For at undgå aflysning eller andre gebyrer skal en mødeplanlægger være dygtig til at tillade det rigtige tidsrum til at booke plads og tjenester. Han eller hun skal også forstå kontrakter, og hvordan man vælger det bedste forslag ud fra forslag, der er indsendt af flere forskellige virksomheder. Mødeplanlæggere kræves normalt at have mindst en bachelorgrad.
Registrering af deltagere håndteres omhyggeligt af en mødeplanlægger. Mødeplanlæggere skal sørge for at informere deltagerne om mødeplanerne samt arrangere indkvartering og transport for ansatte, der deltager i møder ude af byen. Planlæggere skal også sørge for, at oplysningsgenstande, som f.eks. Brochurer, udskrives korrekt og leveret til tiden.
Rejse er en stor del af mange mødeplanlæggeres karriere. De fleste planlæggere vil bo på dejlige hoteller, da virksomhedsseminarer ofte er i attraktive omgivelser. Planlæggere skal dog sørge for at overvåge opsætningsdetaljerne og deres planlagte begivenheder under mødet og påbegynde arbejdet tidligt om morgenen er normalt påkrævet. En mødeplanlægger skal altid huske selv den mindste ting, f.eks. At sikre, at navnemærker er ankommet til tiden og er nøjagtige.