¿Qué hace un planificador de reuniones?
Un planificador de reuniones maneja todos los detalles antes y durante las reuniones o convenciones de negocios. Los planificadores de reuniones deciden ubicaciones para reuniones y hacen todas las reservas. Reservan no solo el espacio de reuniones, sino que hacen arreglos para oradores y proveedores. Los planificadores deben asegurarse de que todos los equipos de audio visuales y informáticos necesarios estén en el sitio de la reunión a tiempo y funcionen correctamente. Un planificador de reuniones asiste a la reunión para saludar a los asistentes y manejar cualquier problema, así como para distribuir y recolectar tarjetas de comentarios de los asistentes.
Seguir los resultados de la reunión es una parte importante de ser un planificador de reuniones y muchos planificadores entregan tarjetas de comentarios a los asistentes. Los buenos planificadores siempre están tratando de mejorar sus habilidades. Los comentarios de los asistentes a la reunión pueden ayudar al planificador a encontrar cualquier problema que no haya notado para que, con suerte, los mismos errores no se repitan en futuras reuniones.
El propósito de la reunión debe tener en cuenta un planificador mientras él o ella hace todode los arreglos para el evento. Por ejemplo, si se celebró una reunión corporativa con el objetivo principal de introducir un nuevo producto de la compañía a los gerentes senior, el planificador intentaría encontrar oradores que fueran los más conocedores del artículo. Dependiendo del producto, él o ella también puede hacer arreglos para que los productos distribuyan un asistente en el momento apropiado durante la reunión. En el evento, un planificador de reuniones puede presentar oradores en una plataforma o etapa.
Los planificadores de reuniones deben hacer que todos los acuerdos para eventos se ajusten dentro del presupuesto asignado a ellos. Para evitar la cancelación u otras tarifas, un planificador de reuniones debe ser experto en permitir la cantidad adecuada de tiempo para reservar espacio y servicios. Él o ella también debe comprender los contratos y cómo elegir la mejor propuesta de las propuestas presentadas por varias empresas diferentes. Los planificadores de reuniones generalmente deben tener al menos un soltero "s Grado.
El registro de asistentes es cuidadosamente manejado por un planificador de reuniones. Los planificadores de reuniones deben asegurarse de informar a los asistentes sobre los horarios de las reuniones, así como organizar alojamiento y transporte para los empleados que asisten a reuniones fuera de la ciudad. Los planificadores también deben asegurarse de que los artículos informativos como los folletos de ferias comerciales se impriman y se entreguen adecuadamente a tiempo.
Viajar es una gran parte de las carreras de muchos planificadores de reuniones. La mayoría de los planificadores permanecerán en hoteles agradables, ya que los seminarios corporativos tienden a llevarse a cabo en un entorno atractivo. Sin embargo, los planificadores deben asegurarse de monitorear los detalles de la configuración, así como sus eventos planificados durante la reunión y generalmente es necesario comenzar a trabajar temprano en la mañana. Un planificador de reuniones siempre debe recordar incluso lo más pequeño, como asegurarse de que las etiquetas de nombre hayan llegado a tiempo y sean precisos.