Hva gjør en møteplanlegger?
En møteplanlegger håndterer alle detaljene før og under forretningsmøter eller konferanser. Møteplanleggere bestemmer stedene for møtene og gjør alle bookinger. De bestiller ikke bare møteplassen, men legger til rette for foredragsholdere og catering. Planleggere må sørge for at alt nødvendig lyd- og datautstyr er på møtestedet til tiden og fungerer som det skal. En møteplanlegger deltar på møtet for å hilse på deltakere og håndtere eventuelle problemer, samt for å distribuere og samle deltakerkommentar.
Å følge opp møtresultatene er en viktig del av det å være møteplanlegger, og mange planleggere deler ut kommentarkort til de fremmøtte. Gode planleggere prøver alltid å forbedre ferdighetene sine. Kommentarer fra deltakere på møtet kan hjelpe planleggeren med å finne problemer han eller hun ikke la merke til, slik at forhåpentligvis ikke de samme feilene blir gjentatt på fremtidige møter.
Formålet med møtet må holdes i bakhodet av en planlegger, da han eller hun gjør alle arrangementene for arrangementet. Hvis det for eksempel ble holdt et bedriftsmøte med hovedformålet å introdusere et nytt firmaprodukt til toppsjefer, ville planleggeren prøve å finne foredragsholdere som var mest kunnskapsrike om varen. Avhengig av produktet, kan han eller hun også sørge for å få produktene distribuert av en assistent på riktig tidspunkt under møtet. På arrangementet kan en møteplanlegger introdusere foredragsholdere på en plattform eller scene.
Møteplanleggere må gjøre alle ordninger for arrangementer som passer innenfor budsjettet som er tildelt dem. For å unngå avbestilling eller andre gebyrer, må en møteplanlegger være dyktig til å gi riktig tid til å bestille plass og tjenester. Han eller hun må også forstå kontrakter og hvordan han kan velge det beste forslaget fra forslag som er sendt inn av flere forskjellige firmaer. Møteplanleggere er vanligvis pålagt å ha minst en bachelorgrad.
Registrering av deltakere håndteres nøye av en møteplanlegger. Møteplanleggere må sørge for å informere deltakerne om møteplaner, samt sørge for overnatting og transport for ansatte som deltar på møter utenfor byen. Planleggere må også sørge for at informasjonsartikler som brosjyrer for messer er riktig skrevet ut og levert i tide.
Reising er en stor del av mange møteplanleggers karrierer. De fleste planleggere vil bo på fine hotell, ettersom bedriftsseminarer pleier å bli holdt i attraktive omgivelser. Planleggere må imidlertid sørge for å overvåke konfigurasjonsdetaljene så vel som planlagte hendelser under møtet og starte arbeidet tidlig på morgenen er vanligvis nødvendig. En møteplanlegger må alltid huske selv de minste ting, for eksempel å sørge for at navnelappene har kommet til rett tid og er nøyaktige.