Was ist Auftragsverwaltung?
Unter Auftragsverwaltung versteht man den Prozess der Überwachung aller Aufgaben, die mit der Ausführung und Lieferung von Waren und Dienstleistungen im Rahmen eines Projekts verbunden sind. Die wesentlichen Elemente dieses Prozesses können fortlaufend sein, z. B. die konsequente Lieferung von Produkten an Kunden im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung, oder sie können mit der Strukturierung und Ausführung von Aufgaben im Zusammenhang mit der internen Funktion eines Geschäftsbetriebs zusammenhängen. Aufgabenaufträge werden normalerweise als eine Art Vertragsdokumentation definiert, die eine Beschreibung der zur Erfüllung der Verpflichtungen gegenüber Kunden erforderlichen Aufgaben sowie einige Einzelheiten zur Ausführung dieser Aufgaben enthält.
Eine der Grundlagen des Auftragsmanagements besteht darin, Art und Umfang der Aufgaben zu definieren. Manchmal als Aufgabenanalyse bezeichnet, umfasst dies normalerweise die Identifizierung der Aufgabe selbst, die Beschreibung der Anforderungen für diese Aufgabe und das Verständnis der Auswirkungen und Risiken, die mit der Aufgabe verbunden sind. Darüber hinaus bietet diese Phase der Auftragsverwaltung häufig grundlegende Informationen darüber, wie die Aufgaben in einer logischen Reihenfolge angeordnet werden sollten, und eine allgemeine Vorstellung davon, wie sie erfolgreich abgeschlossen werden.
Auf dieser Grundlage wird das Aufgabenauftragsmanagement die eigentliche Planung und Planung für jede der zugehörigen Aufgaben übernehmen. Dazu gehört die Erstellung eines Zeitplans für den Abschluss jeder Phase, die Sicherung von Material und Arbeitskräften für die Verwaltung dieses Teils des Prozesses sowie die Schaffung eines Rahmens, der sowohl produktiv als auch effizient ist, um wesentliche Schritte innerhalb jeder Aufgabe abzuschließen. Planung und Zeitplanung bauen auf der früheren Planung auf und helfen dabei, zu definieren, welche Aktivitäten an jedem Punkt des Prozesses stattfinden.
Eine dritte Phase des Auftragsmanagements hat mit der tatsächlichen Ausführung der Planung zu tun. Während dieser Phase wird der Produktionsprozess überwacht, um sicherzustellen, dass die Effizienz auf einem hohen Niveau gehalten wird, während gleichzeitig die Verschwendung von Rohstoffen oder anderen Ressourcen auf ein Minimum beschränkt wird. Während dieser Phase kann der Verwaltungsprozess auch die Verfeinerung der Produktionsprotokolle und -verfahren umfassen, um die Aufgaben kosteneffizienter zu gestalten. Dies hilft auch dabei, die Spezifikationen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Produkte den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen.
Das Auftragsmanagement stützt sich dabei auf eine Vielzahl von Strategien, um sicherzustellen, dass die mit den einzelnen Aufgaben verbundenen Ziele erreicht werden. Dies umfasst Einstiegs- und fortlaufende Mitarbeiterschulungen, die Bewertung von Produktionsmethoden, die Bewertung von Produktionsquoten und von Zeit zu Zeit sogar Änderungen des Produktionsprozesses oder der in diesem Prozess verwendeten Ausrüstung. Aus dieser Sicht ist das Auftragsmanagement ein fortlaufender Prozess, der mit dem Beginn der vertraglichen Vereinbarung beginnt und erst endet, wenn der Vertrag vollständig erfüllt ist.