Was ist ein Kontenplan?
Bei den Kontenplänen handelt es sich im Wesentlichen um eine Auflistung der verschiedenen Kategorien für Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit den Finanzen einer Organisation. Während die genaue Konfiguration der Einzelposten in einem Kontenplan von einer Entität zur anderen leicht variieren kann, gibt es einige grundlegende Kategorien, die in nahezu jedem Kontenbuch zu finden sind. Zusätzliche Kategorien können die Art des von der Organisation ausgeübten Geschäfts widerspiegeln, z. B. für bestimmte Zwecke vorgesehene gemeinnützige Mittel oder Vermögenswerte, die für ein mit dem Unternehmen verbundenes Expansionsprojekt vorgesehen sind.
Die Kerngruppe der Kategorien, die in einem Kontenplan enthalten sind, unterscheidet sich nicht von den Kategorien, die in nahezu jedem Haushaltsbudget enthalten sind. Dazu gehören Posten wie Miete oder Hypothekenguthaben und -zahlungen, Grundversorgungsleistungen und alle laufenden Schulden, die monatlich beglichen werden, z. B. Kreditkartenguthaben. Die genaue Reihenfolge dieser Kategorien kann weiter definiert werden, indem eine Reihe von Werbebuchungen erstellt wird oder indem ein allgemeiner Hauptbuchansatz verfolgt wird und einige Positionen unter allgemeinen Kategorien aufgeführt werden. Beispielsweise kann es hilfreich sein, den Kontenplan so zu strukturieren, dass die Positionen Strom, Wasser und Telefondienste in der Kategorie Versorger zusammengefasst sind und nicht als eigenständige Kategorien angezeigt werden.
Neben den grundlegenden Kategorien in einem Kontenplan gibt es häufig Bezeichnungen, die für die jeweilige Entität eindeutig sind. Gemeinnützige Organisationen können Werbebuchungen verwenden, mit denen Mitgliedsbeiträge, Einnahmen aus Spendenaktionen oder Sammlungen, die für einen bestimmten Projektfonds verwendet werden sollen, erfasst werden können. Bei Unternehmen bezieht der Kontenplan immer sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten in die Struktur ein. Es gibt häufig auch Kategorien, die die ordnungsgemäße Verfolgung von Vermögenswerten ermöglichen, die einer bestimmten Abteilung zugewiesen sind, oder die von einem Standort des Unternehmens allgemein verwendet werden.
Viele Organisationen verwenden ein Kontensystem, bei dem für jede im Kontenplan angegebene Kategorie eine alphanumerische Bezeichnung erstellt werden muss. Wenn sich Unterkategorien unter Hauptkategorien befinden, wird dies normalerweise beim Einrichten der in den Ledgern verwendeten Nummerierungsreihenfolge berücksichtigt. Dieselben Bezeichnungen erscheinen auch als Posten sowohl in der Bilanz als auch in der Gewinn- und Verlustrechnung der Organisation. Durch diese Vorgehensweise ist es sehr einfach, Querverweise auf Transaktionen zu erstellen und sicherzustellen, dass die Finanzunterlagen ausgewogen bleiben.