Hvad er et kontoplan?

Kontoplaner er i det væsentlige en liste over de forskellige kategorier for indtægter og udgifter forbundet med en organisations økonomi. Mens den nøjagtige konfiguration af linjeposter på et kontoplan kan variere lidt fra en enhed til en anden, er der et par basale kategorier, der findes i næsten hver regnskabsbok. Yderligere kategorier kan afspejle arten af ​​den virksomhed, der udføres af organisationen, såsom velgørende midler, der er afsat til specifikke formål, eller aktiver, der er afsat til et udvidelsesprojekt, der er knyttet til virksomheden.

Kernegruppen kategorier, der findes i et kontoplan, er ikke i modsætning til dem, der findes i næsten hvert husholdningsbudget. Disse vil omfatte sådanne linjeposter som husleje eller pantesaldo og betalinger, grundlæggende forsyningsselskaber og enhver løbende gæld, der betales for hver måned, såsom kreditkortsaldo. Den nøjagtige rækkefølge af disse kategorier kan defineres yderligere ved etablering af en række linjeposter eller ved at følge en generel hovedbokstilgang og inkludere nogle poster under brede kategorier. Som et eksempel kan det være nyttigt at strukturere kontoplanen, så linjeposterne elektricitet, vand og telefontjenester alle er samlet under kategorien Hjælpeprogrammer i stedet for at vises som enkeltstående kategorier.

Sammen med de grundlæggende kategorier inkluderet i et kontoplan er der ofte betegnelser, der er unikke for den specifikke enhed. Ideelle organisationer kan bruge linjeposter, der giver mulighed for registrering af medlemskontingent, indtægter genereret fra pengeindsamlingsaktivitet eller samlinger, der skal anvendes til en bestemt projektfond. Hos virksomheder vil kontoplanen altid involvere tilgodehavender såvel som gæld som en del af strukturen. Der er ofte også kategorier, der tillader en ordnet sporing af skønsmæssige midler, der er tildelt en bestemt afdeling eller til generel brug af en virksomheds placering.

Mange organisationer vælger at bruge et kontosystem, der kræver oprettelse af både en alfa og en numerisk betegnelse for hver kategori, der afspejles på kontoplanen. Hvis der er underkategorier, der er bosiddende under hovedkategorier, tages dette normalt med i overvejelsen, når du opretter den nummereringssekvens, der bruges i hovedbøgerne. Disse samme betegnelser vises også som linjeposter på både balancen og resultatopgørelsen for organisationen. Ved at følge denne proces er det meget let at krydse henvisningstransaktioner og sikre, at de finansielle poster forbliver korrekt afbalancerede.